Tag Archief van: design sprint

Design Sprint Energietransitie samen met de Gemeente Utrecht

 

De gemeente Utrecht werkt binnen de energietransitie onder andere aan energiebesparing en het aardgasvrij maken van de stad. Dit zijn twee van de drie sporen binnen het programma om over te stappen op schone energie. De gemeente wil in 2050 30% energie besparen in gebouwen en heeft de uitdaging om 130.000 gebouwen van het aardgas af te halen. Een wijkgerichte aanpak is een van de manieren om dit te bereiken. Mede met behulp van data zoekt de gemeente een juiste volgorde, en wil ze focus bepalen en zicht houden op de voortgang van de aanpakken. De gemeente heeft een Design Sprint gedaan om in vijf dagen een datagedreven prototype te ontwerpen en te toetsen op de waarde daarvan.

De gemeente heeft al veel gedaan met data, maar komende jaren gaat de omvang van de opgave enorm groeien. Op basis van verdere data-analyse wil de gemeente de aanpak verder vormgeven en analyses doen. Waar in de stad is het besparingspotentieel het grootst? Waar gaat de grond sowieso al open? Hoe kunnen we bewoners activeren en interesseren voor gezamenlijke inkoop? Welke data zijn nodig om een goed beeld te krijgen van de buurten die als eerste aardgasvrij worden?

Voor deze operationalisering worden beleidsmedewerkers vaak gevraagd om informatie en analyses over het thema energietransitie en dat levert de data-analist van de afdeling veel werk op. Omdat het werk komende tijd toeneemt, wilde de gemeente een instrument ontwikkelen. Dit instrument moet de aanpak voor en monitoring van de energietransitie ondersteunen en de vele vragen makkelijk en snel kunnen helpen beantwoorden.

Figuur 1: Analyse op pand- en gebiedsniveau en cluster analyse

Van maatschappelijke opgave naar datagedreven prototype

Om te komen tot het gewenste instrument besloot de  gemeente Utrecht om onder begeleiding van Shintō Labs een Design Sprint te doen. Deze aanpak is ontwikkeld om van een ‘nadenk-stand’ in de ‘actie-stand’ te komen. In vijf dagen hebben we samen met de beleids- en projectmedewerkers en de data-analist een prototype ontworpen van een ‘datatool’ waarmee makkelijk en snel analyses kunnen worden gedaan om vragen te beantwoorden. En nog belangrijker, het is vervolgens getoetst op de waarde voor de beoogde eindgebruikers.

figuur 2: Analyse besparingspotentieel panden

Van gebiedsanalyse tot clusteranalyse

Het prototype bevat meerdere analysemogelijkheden zowel op gebieds-, pand- en adresniveau. Met filters kan een selectie worden gemaakt en deze kan op een kaart of in een lijst worden geprojecteerd. Zo kun je van een wijk of buurt visualiseren waar de woningen met veel en met weinig besparingspotentieel zitten. Ook kun je laten zien waar in de stad, wijk of buurt panden zijn op basis van bouwjaar of energielabel. Daarnaast is er de mogelijkheid om een clusteranalyse te doen. Met een clusteranalyse worden de panden in de stad onderverdeeld in clusters op basis van de kenmerken uit de gebruikte datasets. Zo kom je tot groepen die zich bijvoorbeeld niets aantrekken van buurt- of wijkgrenzen maar wel vergelijkbare kenmerken hebben en daarmee interessant zijn voor de ontwikkeling van scenario’s.

Figuur 3: cluster analyse

Monitoring en trends

Naast het doen van analyses om scenario’s te bepalen voor energiebesparing en aardgasvrij, is het ook mogelijk om trends inzichtelijk te maken. Op basis daarvan kunnen we zien hoe de trends zijn als het gaat om gasverbruik, gasaansluitingen en elektriciteitsverbruik. Daarnaast kunnen we de concrete voortgang inzichtelijk maken per buurt. Hoe ver zijn we met de energiebesparende maatregelen en liggen we op koers met aardgasvrij? Tenslotte is er de mogelijkheid om standaardrapportages te genereren en een index weer te geven. Deze geeft in 1 oogopslag aan hoe de gemeente ervoor staat met de overstap naar aardgasvrij.

Figuur 4: Voortgang energietransitie op buurtniveau

Meer informatie of een demo?

Wil je meer weten over onze Design Sprint aanpak of wil je het prototype een keer zien? Neem dan contact met ons op!

Relevante links

Whitepapers

Blogs

Testimonials

Masterclasses

Foto credits: Sven de Koe op Unsplash

 

Product Consultant / Product Manager (Medior)

Wij zoeken een gedreven data scientists die hun tanden willen zetten in complexe data analytics vraagstukken en losgaan op modellen en analyses.

Design Sprint Consultant

Wij zoeken een gedreven data scientists die hun tanden willen zetten in complexe data analytics vraagstukken en losgaan op modellen en analyses.

Een datagedreven aanpak van armoede en schulden in de gemeente Alphen aan den Rijn

Begin dit jaar heeft de gemeente Alphen aan den Rijn een Design Sprint gedaan rond de actie-agenda ‘Financieel Fit’. Deze agenda gaat over de bestrijding van armoede en het oplossen en voorkomen van schulden bij de inwoners in de gemeente. Tijdens de Design Sprint heeft een team van beleidsmedewerkers en data professionals van de gemeente een datagedreven prototype ontworpen en gevalideerd.  

Vanuit het coalitie-akkoord is de aanpak van armoede en schulden een speerpunt. Hiervoor is de Actie-Agenda Financieel Fit geformuleerd met de volgende ambitie: ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat inwoners van de gemeente Alphen aan den Rijn schulden(zorg)vrij zijn en de ruimte ervaren om mee te doen?’

DatCan methode

De gemeente heeft de ambitie om steeds meer informatiegestuurd of datagedreven te werken. Als onderdeel hiervan is de gemeente in aanraking gekomen met de DatCan methode van prof. Frans Feldberg van de VU Amsterdam en Tom Pots van de gemeente Zaanstad. Deze methode is afgeleid van het Business Model Canvas en is bedoeld om gemeenten te helpen om het ‘hoe, wat en waarom’ van een vraagstuk in kaart te brengen alvorens met data aan de slag te gaan.

Design Sprint

Nadat de gemeente de DatCan methode had toegepast op het vraagstuk Financieel Fit kon de volgende stap worden gezet. Via de Leergang Datagedreven Sturing in de Publieke Sector had de gemeente kennis genomen van de Design Sprint aanpak als methode om in korte tijd concrete resultaten te boeken. Met een Design Sprint wordt  in co-creatie in vijf dagen van een ‘challenge’ toegewerkt naar een gevalideerd prototype van een datagedreven oplossing.

Dashboard Financieel Fit

Het prototype is inmiddels ontworpen én gevalideerd. Met het prototype is de gemeente in staat om meer zicht te krijgen op de omvang van de armoede- of schuldenproblematiek, maar ook op de mate waarin doelstellingen die zijn geformuleerd worden behaald en of bijsturing nodig is.

Dashboard Financieel Fit

Figuur: Dashboard Financieel Fit

De vijf centrale doelstellingen zijn:

  1. Meer inwoners zijn financieel zelfredzaam.
  2. Inwoners met financiële vraagstukken vinden eerder de weg naar hulp bij de gemeente.
  3. Meer inwoners met financiële vraagstukken worden geholpen.
  4. Inwoners met schulden die zich melden bij de gemeente zijn eerder schuldenzorgvrij.
  5. Meer inwoners zijn na een schuldhulptraject duurzaam financieel gezond.

Maatschappelijke doelen meten

Met de monitor is bewust gekozen om de projecten te koppelen aan de maatschappelijke doelstellingen om zo de bijdrage inzichtelijk te maken. In het prototype wordt het op die manier direct inzichtelijk hoe het ervoor staat, wat de ontwikkeling is en hoe de projecten daar aan bijdragen. Tot slot is er ook een experiment met een voorspellende analyse gedaan om te zien of dit een bijdrage kan leveren.

Conclusie

De gemeente Alphen aan den Rijn is enthousiast over het eindresultaat maar vooral ook over de aanpak die is gehanteerd. ‘We hebben het traject als positief ervaren. Vooral fijn hoe jullie de regie nemen en iedereen meekrijgen in het proces. En verder ligt er een mooi prototype waar we het team mee kunnen gaan helpen.’

Meer weten?

Ben je benieuwd naar het prototype? Wil je meer weten over de Design Sprint aanpak? Neem dan contact met ons op of lees ook de ervaringen van de gemeente Eindhoven, de gemeente Zaanstad en de gemeente Helmond over de Design Sprint.

Zie ook

Whitepapers

 Blogs

 Testimonials

Naar een datagedreven aanpak van discriminatie met de Meldpunten Discriminatie van de G4+

De antidiscriminatiebureaus of -voorzieningen (ADV’s) van de gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en regio Haaglanden (G4+) willen meer datagedreven gaan werken. Samen met Shintō Labs gaan ze een Analyse- en Rapportagetool ontwerpen en ontwikkelen op basis van het Stratum Analytics Platform. Het doel is om gebruik te maken van verschillende databronnen en deze te delen, makkelijker en flexibeler te kunnen rapporteren en meer inzicht te krijgen in trends en ontwikkelingen via een dashboard.

In Nederland kennen we een groot netwerk van voorzieningen die de burger bijstaan in geval van discriminatie. De antidiscriminatiebureaus of -voorzieningen (ADV’s) zijn daar het bekendste voorbeeld van. Sinds 2009 kent iedere gemeente de verplichting om zo’n meldpunt te hebben. De ADV moet minimaal de twee wettelijke taken uitvoeren:

  • Onafhankelijke bijstand bij de afwikkeling van discriminatieklachten
  • Registratie van de klachten

De ADV speelt daarnaast een rol van regievoerder en kennispartner voor de verschillende stakeholders in het speelveld. Denk hierbij aan politie, OM en diverse belangenbehartigers of non-profit organisaties gekoppeld aan de bestrijding van een of meerdere vormen van discriminatie.

Naar een datagedreven ADV

Om haar taken goed uit te kunnen voeren is de ADV afhankelijk van een goede informatiepositie. Op basis van deze informatiepositie kan zij beter beleid ontwikkelen en uitvoeren én meer regie voeren in een integrale ketenaanpak. Het is hierbij de ambitie dat iedere partner op basis van dezelfde inzichten handelt en haar aanpak afstemt.

Op dit moment registreren en verzamelen de ADV’s ook al data om die vervolgens om te zetten in rapportages. Problemen hierbij zijn o.a. dat data op verschillende plekken binnenkomt. Daarnaast is vergelijking van deze data lastig omdat verschillende definities bij registratie van fenomenen wordt gehanteerd. Daarnaast is de verwerking van de data in rapportages erg arbeidsintensief. Het pro-actief delen van data tussen ketenpartners om zo een beeld van de hele keten te  krijgen en daarop een gezamenlijke aanpak te ontwikkelen is momenteel lastig.

Een analyse en rapportagetool voor de G4+

De ADV’s van de G4+ en de besturen van de aangesloten gemeenten, hebben de ambitie om de aanpak van de bestrijding van discriminatie te verbeteren en te professionaliseren. Enerzijds door een integrale ketengerichte aanpak en anderzijds door verbetering van de informatiepositie van de ADV’s. De G4+ zien zichzelf als proeftuin voor de andere 14 meldpunten die lid zijn van de Landelijke Vereniging tegen Discriminatie in Nederland.

Het analyse- en rapportagetool moet de volgende zaken mogelijk maken:

  • het verzamelen van data en maken van rapportages makkelijker en minder arbeidsintensief maken
  • trends en analyses kunnen doen op basis van de data en die ook geografisch visualiseren (bijv. op lokaal, gemeente, regionaal of landelijk niveau)
  • het ondersteunen van een integrale ketengerichte aanpak met de data en de inzichten die hieruit kunnen worden verkregen
  • een tool ontwikkelen dat schaalbaar is naar de andere ADV’s, gemeenten en ketenpartners in Nederland

We gaan begin volgend jaar starten met een Design Sprint om te komen tot een prototype van het analyse en rapportagetool.

Wil je op de hoogte blijven? Volg ons dan op social media of abonneer je op onze nieuwsbrief!

Meer relevante links

Whitepapers

Blogs

Testimonials

Masterclasses

Foto credits: Divya Agrawal on Unsplash

Woningbouw Monitor en Applicatie Ondermijning uitgelicht als dataproject

Het A&O fonds Gemeenten vergeleek en analyseerde 18 voorbeeldprojecten van datagedreven innovatie. Op basis van die analyse kwamen zij tot negen factoren die bijdragen aan een succesvolle pilot met nieuwe technologie. De grote uitdaging is niet alleen om een succesvol experiment te doen maar deze ook om te zetten in werkende oplossingen en die vervolgens opschalen naar andere gemeenten.

Bij twee van de voorbeeldprojecten die worden beschreven zijn wij betrokken geweest:

Woningbouw Monitor

De Woningbouw Monitor is ontworpen en bedacht samen met de gemeente Eindhoven middels een Design Sprint. Het is het meest succesvolle voorbeeld van een datagedreven toepassing die we samen met de gemeente hebben ontworpen en ontwikkeld en inmiddels gebruikt wordt door meerdere gemeenten waaronder Zaanstad, Helmond en Groningen. Naar verwachting zullen de komende maanden nog zeker 10 gemeenten aansluiten.

De Woningbouw Monitor bestaat uit een beheeromgeving voor woningproductie data en diverse dashboards waarin deze data wordt gecombineerd met verschillende bronnen en inzichtelijk wordt gemaakt. De analisten kunnen realtime door de data zoeken en filteren en complexe data op eenvoudige wijze combineren tot heldere inzichten. Ook kunnen ze eerder inschattingen vergelijken met de actuele woningvoorraad om in te zien hoe de planning zich verhoudt tot de realiteit. Daarnaast kunnen ze op verschillende manieren rapportages maken waaronder de periodieke rapportage naar de provincie.

Onlangs hebben we een webinar georganiseerd waarin de de laatste ontwikkelingen hebben laten zien samen met de gemeente Eindhoven. Dit webinar is terug te kijken via deze link:

Webinar Woningbouw versnellen en monitoren met de dynamische projectenkaart

Applicatie Ondermijning

De gemeente Zaanstad wilde in de strijd tegen ondermijning de informatiepositie van de gemeente verbeteren.  Samen hebben we een challenge benoemd en op basis daarvan is er een Design Sprint  doorlopen.

De benoemde challenge van de Design Sprint was:

‘Kunnen we door bronnen en signalen te combineren verschillende verschijningsvormen (zoals woon- en adresfraude, vastgoedfraude, uitkeringsfraude, hennepteelt, et cetera) inzichtelijk maken en van daaruit een effectieve aanpak ontwikkelen?’

In de Design Sprint is in vijf dagen op basis van de challenge een toetsbaar werkend prototype ontwikkeld voor het fenomeen woon- en adresfraude. In het ontwerpproces kwamen we erachter dat ondermijning meerdere verschijningsvormen kent en dat iedere verschijningsvorm eigen indicatoren, visualisaties en datasets kent. Deze fenomeenspecifieke kijk op de data noemen we een ‘lens’. Lees hier meer over in het whitepaper dat we erover hebben geschreven.

Het prototype is uitgebreid intern gevalideerd bij relevante stakeholders en extern bij andere gemeenten, en op basis van deze validatie is besloten het prototype door te ontwikkelen tot een data-applicatie die de gemeente Zaanstad inzicht gaat geven in woon- en adresfraude. Het idee bij de start was dat ook andere gemeenten de data-applicatie kunnen gebruiken, waarbij zij niet meer hoeven te investeren in de componenten die Zaanstad heeft ontwikkeld. Zo heeft dit jaar ook de gemeente Diemen besloten gebruik te maken van de applicatie en hebben we ook functionaliteit toegevoegd voor het beheer van signalen. Zie ook het artikel Gemeente Diemen kiest voor datagedreven aanpak woon- en adresfraude.

Inmiddels is op basis van het ‘Zaanse fundament’ doorontwikkeld en zijn er lenzen voor het Buitengebied, Vastgoed en Bedrijven. Ook is er samen met het RIEC Rotterdam de Risico Radar Ondermijning ontwikkeld waarna we het concept van ‘radar’ en ‘sonar’ verder hebben ontwikkeld. Lees ook het blog Van radar tot sonar: signaleren van ondermijnende criminaliteit met data science en het whitepaper ‘Een datagedreven aanpak van ondermijnende criminaliteit’

De 9 succesfactoren

Op basis van de lessen van de pilots, waarbij datagedreven werken centraal staat, komt onder meer naar voren dat zeer vaardige projectleiders, het werken met multidisciplinaire innovatieteams en sterke drijfveren van betrokkenen om te vernieuwen doorslaggevend zijn. Ook leren van de markt en projecten op informele en cyclische wijze benaderen leidt vaak tot succes.

Het gehele onderzoek is te downloaden op de website van A&O fonds Gemeenten.

Relevante links

Woningbouw Monitor

Ondermijning

Design Sprint energietransitie en duurzaamheid met Regio Alkmaar en Data Science Alkmaar

Alle Nederlandse regio’s werken hard om hun klimaatdoelstellingen te halen. Toch maken veel duurzaamheidsmedewerkers zich zorgen: doen we wel de juiste dingen? Dragen onze initiatieven wel echt bij aan het halen van onze doelstellingen? Hoe krijg ik de impact van onze initiatieven inzichtelijk, en hoe kan ik deze delen met onze inwoners, wethouders en partners? De gemeentes uit de regio Alkmaar vroegen zich dit af, en schakelden samen met Data Science Alkmaar onze hulp in.

Op maandag 4 oktober jl. organiseerden we een gezamenlijke co-creatie workshop. Zo’n 25 Duurzaamheids- en data-experts uit de regio Alkmaar, in samenwerking met Data Science Alkmaar en hoogleraar datagedreven businessinnovatie Frans Feldberg van de VU, bogen zich over de vraag welke rol data kan spelen in de energietransitie van de regio.

De Big Challenge(s)

Gezamenlijk identificeerden we drie ‘Big Challenges’:
1. Hoe kunnen we als gemeente het netcongestieprobleem samen met onze partners aanpakken?
2. Hoe kunnen we de impact van lokale initiatieven inzichtelijk maken?
3. Hoe brengen we de massa in beweging?

Deze drie big challenges vormen het startschot voor een onderzoek van Het PON & Telos. Zij onderzochten relevante indicatoren van de impact van lokale initiatieven, en ontwikkelden een meetplan – een duidelijke opvolger van de tweede tijdens de workshop geïdentificeerde Big Challenge. De eerste week van december namen wij het stokje van Het PON & Telos over.

De Design Sprint

We faciliteerden een Design Sprint om het meetplan en de indicatoren uit het onderzoek van Het PON & Telos om te zetten in een dynamisch, functioneel en, hopelijk, waardevol prototype. Ons sprintteam bestaat opnieuw uit duurzaamheids- en data-experts van de verschillende gemeentes in de regio Alkmaar, opnieuw aangevuld met Data Science Alkmaar, en onderzoekers van het PON & Telos.

We staan tijdens de Design Sprint, zoals altijd, uitgebreid stil bij het hoe en waarom: waarom is het belangrijk om de impact van duurzaamheidsintiatieven inzichtelijk te maken? Wat gaat er mis als ons dat niet lukt? Wie heeft zulk inzicht nodig, en met welk doel? En, misschien nog wel het belangrijkst: hoe brengen we de impact van duurzaamheidsinitiatieven zó in kaart dat dit bijdraagt aan nog impactvollere initiatieven in de toekomst, zoals activiteiten rondom het op handen zijnde netcongestieprobleem (big challenge 1) en het steeds meer in beweging krijgen van inwoners en bedrijven (big challenge 3)?

Een belangrijke factor hierbij was het grote aantal al bestaande dashboards rondom het thema duurzaamheid: hoe maken we optimaal gebruik van de kennis die al bestaat, en hoe zorgen we ervoor dat ons prototype een waardevolle toevoeging wordt? Op het moment van schrijven is deze Design Sprint nog in volle gang. Het definitieve prototype is dan ook nog niet bekend. Wel beginnen de contouren steeds helderder te worden.

Zo moet er ruimte blijven voor duurzaamheid en energietransitie in al haar complexiteit, moet het mogelijk worden om duurzaamheidsinitiatieven en -inspanningen te koppelen aan geagendeerde thema’s en geformuleerde doelen, en ziet het ernaar uit dat storytelling een belangrijk component van het prototype gaat worden. We’ll keep you posted!

Meer info?

Wil je meer weten over dit project? Neem dan contact met ons op via deze link!

Zie ook de website van Data Science Alkmaar:

Meer relevante links

Whitepapers

Blogs

Testimonials

Masterclasses

Fotografie: Laurens Overtoom

Kwetsbare personen in de samenleving: meekijken in een Design Sprint

Een datagedreven aanpak van ondermijning bij het misbruik van vastgoed

Eind 2020 hebben we twee Design Sprints uitgevoerd om een uitbreiding van onze ondermijningsapplicatie te ontwikkelen. Deze twee sprints draaiden om ‘misbruik van vastgoed’ en waren uitgevoerd bij een grote en een middelgrote gemeente. In slechts enkele dagen ontwikkelden wij daar een prototype voor een datagdreven aanpak van dit probleem. Deze blog geeft een verslag van deze Design Sprints en de stappen die wij doorlopen hebben om tot dat prototype te komen. We laten zien hoe we de uitdaging, het probleem,  vertaald hebben in een prototype met indicatoren, kaarten, filters en netwerkanalyses. En waarin we verschillende manieren verkennen om de privacy van burgers te waarborgen. 

Aanleiding

De aanpak van ondermijnende criminaliteit binnen een gemeente wordt vaak geprioriteerd in lijn met de de focus zoals die ook vaak door de RIEC’s (Regionale Inlichtingen en Expertise Centra) wordt aangebracht. Deze terugkerende thema’s zijn:

  • Georganiseerde hennepteelt;
  • Mensenhandel en -smokkel;
  • Criminele motorbendes;
  • Misbruik en fraude binnen de vastgoedsector;
  • Witwassen en daaraan gerelateerde vormen van financieel-economische criminaliteit.

Misbruik en fraude binnen de vastgoedsector (en het witwassen dat daar regelmatig mee gepaard gaat) is daarmee één van de belangrijke pijlers in de bestrijding van ondermijnende criminaliteit. In de vele gesprekken die wij met verschillende lokale en regionale overheidsorganisaties hebben gehad is de aanpak misbruik vastgoed ook een van de meest genoemde vraagstukken.

Bij de gemeentes in kwestie speelden bovendien specifieke vraagstukken in relatie tot de ‘Woondeals’ (van het ministerie van BZK) en een organisatieverandering gericht op datagedreven werken en gebiedsgericht werken (domein-overstijgende samenwerking). De Design Sprints die we hebben uitgevoerd moesten ook deze context meenemen.

In de voorgesprekken met de betrokken gemeentes werd benoemd dat er verhoudingsgewijs veel ABC-constructies toegepast worden – een arbitraire eerste plaats waar iets aan gedaan moest worden. (Een ABC-constructie of ABC-akte is een vastgoedtransactie waarbij een gebouw of woning binnen zeer korte tijd twee keer verkocht wordt, van A naar B en van B naar C. Het gebouw gaat daarmee feitelijk van A naar C. Een ABC-transactie is gevoelig voor fraude zoals hypotheekfraude, belastingontduiking en witwassen.)

Big Challenge

Wij starten een Design Sprint altijd met een Big Challenge – het buikpijndossier. Dat is een van de belangrijkste succesfactoren van een Design Sprint. De Big Challenge voor deze Design Sprint gericht op  het misbruik van vastgoed is de volgende:

‘Kunnen we zicht krijgen op het misbruik van vastgoed in onze wijken zodat de gemeente en haar partners interventies kunnen plannen voor zichtbaar resultaat’

Deze challenge is gericht op het verkrijgen van zicht op en inzicht in vastgoed misbruik als verschijningsvorm van ondermijnende criminaliteit. Een terugkerende vraag daarbij is wanneer gebruik over gaat in misbruik en hoe dat te constateren is. Een andere factor is het inzichtelijk kunnen krijgen van de dynamiek binnen het speelveld van panden, personen en ondernemingen rondom het thema misbruik van vastgoed. Tenslotte bleek tijdens de sprints er dat er binnen de gemeente verschillende rollen zijn die hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben en die niet altijd dezelfde belangen hebben. Zo kan het innen van leges voor het afhandelen van vergunningsaanvragen mogelijk conflicterend zijn met het doorvragen bij een mogelijk verdachte aanvraag en de signaleringsfunctie die daarbij hoort.

Doelstelling

De lange termijn doelstelling is als volgt gedefinieerd: “Een goede datahuishouding rondom vastgoedmisbruik, wat zorgt voor een duurzaam informatiebeeld dat integraal gedeeld wordt en domeinen overstijgt, ten behoeve van gedeelde verantwoordelijkheid en urgentiebesef.

Het achterliggende idee was dat er verschillende domeinen als ‘silo’s’ opereren, geen gedeeld beeld hebben, of de urgentie missen om een gezamenlijke aanpak te definiëren. Vastgoedmisbruik raakt namelijk niet alleen het veiligheidsdomein, maar ook het sociaal domein, het ruimtelijk domein, en overstijgende thema’s zoals de leefbaarheid in wijken en buurten.

Waardepropositie

Een vast onderdeel van de Design Sprint is het bepalen van de waardepropositie (Value Proposition). Het idee van de waardepropositie is om te bepalen waar de pijn precies zit, uitgedrukt in drie onderdelen: jobs, pains en gains. Hieronder een indruk van de jobs, pains en gains die tijdens de sprints ter sprake zijn gekomen. Dit is natuurlijk geen uitputtende lijst!

1. Jobs: welke taken moeten er gedaan worden?

Een relevante job rondom het thema vastgoedmisbruik is natuurlijk het inzichtelijk krijgen van dit misbruik, maar ook het zorgen voor bewustwording, draagvlak en urgentiebesef bij de verschillende betrokken partijen, en het kunnen bieden van handelingsperspectief. Dit alles mag niet ten koste gaan van de privacy van al dan niet betrokken personen; het waarborgen daarvan is een andere relevante taak.

2. Pains: wat zijn de grootste pijnpunten die we moeten weghalen?

Er zijn diverse factoren die een drempel opwerpen voor het kunnen uitvoeren van die taken. De zojuist besproken silo’s zijn hier een belangrijk voorbeeld van. Een consequentie van die silo’s is dat veel kennis en informatie er wel degelijk is, maar verspreid is tussen verschillende partijen die ieder hun eigen gebruiken en definities hanteren. Dat is natuurlijk begrijpelijk, maar maakt het lastiger een silo-overstijgende aanpak van vastgoedmisbruik te formuleren

3. Gains: wat zou helpen bij het uitvoeren van taken? Wat is essentieel, en wat is nice to have?

Het in kaart brengen van stakeholders en betrokkenen, en hun rollen, is een belangrijke stap richting het inzichtelijk maken van vastgoedmisbruik en het bieden van relevant handelingsperspectief voor de betrokken partijen. Ditzelfde geldt voor het toepassen van objectieve indicatoren die daadwerkelijk indicatief zijn voor vastgoedmisbruik. Een genoemde wens is niet alleen reactief op te treden bij vastgoedmisbruik, maar de gewonnen inzichten rondom dit thema ook proactief te kunnen inzetten, bijvoorbeeld door als gemeente zelf actief te zijn in vastgoed.

Afbeelding: Canvas waardepropositie rondom het thema vastgoedfraude

Storyboard

Tijdens een Design Sprint ontwerpen we een instrument dat kan helpen bij een of meerdere jobs, en waar mogelijk pains verlicht en gains creëert. Bij het ontwikkelen van dit prototype hebben wij rekening gehouden met twee scenario’s. Beide scenario’s zijn tijdens de Design Sprint vastgelegd in een storyboard (een verhalende beschrijving van het proces) dat het verloop van ieder van deze scenario’s omschrijft.

Scenario 1: De casemanager

In dit scenario nemen we een persoon in de rol van casemanager als uitgangspunt. We starten dit scenario met een voorval op een specifiek adres. Dit kan van alles zijn, zolang er aanleiding is om te vermoeden dat er sprake is van vastgoedmisbruik. Dit voorval vormt de start van het onderzoek, waarbij de casemanager wil weten wat er bekend is over het betrokken adres, zoals wie er wonen of welke bedrijven er gevestigd zijn. De casemanager raadpleegt het instrument om dit onderzoeken. Hij/zij gebruikt het instrument om te onderzoeken wat er bekend is over het adres, in de vorm van een kaart, een casusoverzicht, en een netwerk. Deze gegevens kan hij/zij exporteren en meenemen naar een briefing over het betreffende voorval, waarna een actieplan geformuleerd kan worden. Na het uitvoeren van dit actieplan is er mogelijk nieuwe informatie over het betreffende adres. De casemanager zal dan opnieuw het instrument openen, en het instrument aanvullen met deze nieuwe inzichten.

Scenario 2: De analist

Voor dit scenario kijken we door de ogen van een analist. Het startschot van dit scenario is voor de analist een reden om trends en patronen in kaart te brengen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een vraag van een verslaggever. De analist raadpleegt het instrument niet zozeer om gegevens over een specifiek adres in te zien, maar om patronen en ontwikkelingen te documenteren. Waar de casemanager kijkt naar het specifieke adres en diens relaties in het netwerk, zal de analist geïnteresseerd zijn in het netwerk in zijn geheel. Ze zal vervolgens haar conclusies vastleggen en presenteren.

Waar de casemanager en de analist in principe dus hetzelfde instrument raadplegen, doen zij dit met twee verschillende vragen en doorlopen zij daarmee twee verschillende routes door het instrument. Hun verschillen in rol en bevoegdheden maken dat ook hun rechten binnen het instrument verschillend zijn. Zo zal het voor een analist vaak niet nodig zijn om toegang tot persoonsgegevens te hebben, terwijl dit voor de casemanager wel nodig kan zijn. Meer hierover later in deze blog!

Afbeelding: ontwikkeling van het storyboard vanuit het perspectief van de casemanager

Indicatoren

Voor het onderzoeken van datagedreven aanpak voor het misbruik van vastgoed hebben we verschillende indicatoren onderzocht. Met hulp van publicaties van organisaties die onderzoek doen naar ondermijning, en de ervaring van de experts die deelnamen aan de sprint, hebben we een lijst met indicatoren benoemd. Deze indicatoren zijn op te delen in drie categorieën.

Ten eerste zijn daar de indicatoren die iets zeggen over speculatie met vastgoed, zoals opvallende transacties. Ten tweede zijn er indicatoren die iets zeggen over de exploitatie van vastgoed, zoals overbewoning en de gevestigde ondernemingen. Een derde groep bestaat uit indicatoren die ons kunnen helpen bij het vaststellen van het speelveld, zoals familienetwerken en diverse tussenpersonen zoals makelaars en hypotheekverstrekkers. We noemen hier een deelverzameling van de meest waardevol geachte indicatoren:

Speculatie indicatoren

  • Verzoek tot contante betaling bij vastgoedtransacties
  • ABC-transacties
  • Aankoop zonder hypotheek
  • Aankoop o.b.v. verschillende hypotheken
  • Snelle wisseling van eigenaar van een locatie
  • Aankoop van een locatie voor een bedrag dat sterk afwijkt van de marktwaarde

Exploitatie indicatoren

  • Overbewoning: veel personen op een adres ingeschreven in BRP.
  • Spookbewoning: leegstand (feitelijk of op papier)
  • Eerdere vondst van drugsdumping of hennepteelt
  • Meerdere insolventies op het adres

Speelveld indicatoren

  • Familienetwerken: families die gezamenlijk veel panden bezitten of uitwisselen
  • Tussenpersonen als makelaars en hypotheekverstrekkers die met veel (opvallende) transacties van doen hebben

Databronnen

Er zijn natuurlijk veel databronnen die iets kunnen zeggen over het gebruik en misbruik van vastgoed. Eigendom van panden, en transacties van panden, worden bijvoorbeeld uitgebreid vastgelegd door het Kadaster, en de ondernemingen die erin gevestigd zijn door de Kamer van Koophandel. Daarnaast zijn er verschillende gemeente-specifieke databronnen die kunnen bijdragen aan een beeld van vastgoedmisbruik. Om inzicht te krijgen in mogelijk vastgoedmisbruik zijn deze registraties echter niet voldoende: ook de verschillende experts in het veld bezitten waardevolle informatie. Om een compleet beeld te krijgen van speculatie en exploitatie van vastgoed in een buurt of wijk is het belangrijk om gegevens uit registraties en kennis van betrokken professionals met elkaar te combineren. Zo is het in dit prototype mogelijk om zelf opmerkingen, waarschuwingen, of relevante connecties toe te voegen, en zo een dossier op te bouwen.

In een Design Sprint werken we soms met ‘nepdata’, omdat het niet altijd mogelijk is om (snel) toegang te krijgen tot de echte data, bijvoorbeeld omdat het persoonsgegevens betreft (zie onderdeel ‘privacy’ hieronder) of omdat het verzamelen van databronnen nou eenmaal een tijdrovend proces is. Voor het succes van de Design Sprint is dat meestal geen probleem. Het gaat er bij een sprint immers om het verkennen van een route, en het kunnen beoordelen of het geprototypte idee in potentie waardevol is. Bij iedere sprint waar we gebruik maken van nepdata staan we natuurlijk wel stil bij de aannames die we hiervoor moeten maken, en in hoeverre het succes van het prototype afhankelijk is van data die nog niet beschikbaar is.

Afbeelding: het potentieel nut en de haalbaarheid van verschillende datasets

Privacyprotocol

Vanzelfsprekend zijn niet alle relevante bronnen die in het instrument opgenomen zouden kunnen worden zomaar toegankelijk. Dit is doorgaans in de eerste plaats om de privacy van betrokken personen te waarborgen. Ook wanneer een dataset al opgenomen zou zijn in een instrument, is het niet vanzelfsprekend zo dat iedere gebruiker hier toegang toe mag hebben. Bepalingen over toegang tot de data in het prototype is afhankelijk van het door de gemeentes gehanteerde privacyprotocol.

De Rijksoverheid ontwikkelde een handleiding voor een model van zo’n protocol voor binnengemeentelijke gegevensuitwisseling ten behoeve van de bestrijding van ondermijning. Dit model maakt gebruik van een aantal wegingen en checks om te bepalen wie er in welke situatie toegang heeft tot gegevens. Een schematische weergave hiervan staat in de afbeelding hieronder. Wanneer een signaal een functionaris van de gemeente bereikt, zoals de hierboven genoemde casemanager, moeten er bijvoorbeeld een aantal dingen gecheckt worden. Kan er hier sprake zijn van ondermijning? Is het onze gemeentelijke taak om iets met dit signaal te doen? Gaat het hier wel over ons grondgebied of een inwoner van onze gemeente? Hoe zwaar is dit signaal?

Om deze vragen te kunnen beantwoorden mag een casemanager informatie gebruiken uit openbare bronnen, zoals bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de BRP en de BAG. Zoals hierboven beschreven kan de casemanager daar het prototype voor gebruiken. Aan de hand van die beantwoorde vragen bepaalt een privacy officer welke bronnen de casemanager verder mag raadplegen. Interessant hierbij is de ‘hit/no hit-vraag’: is het voor de casemanager voldoende om te weten of een persoon bijvoorbeeld voorkomt in een dataset (of er een hit is), of is het noodzakelijk dat de casemanager daadwerkelijk ziet wat er in die dataset staat?

Afbeelding: het privacy protocol

Privacy en het prototype

Zoals al eerder genoemd is het dus niet zo dat iemand die het geprototypte instrument raadpleegt vanzelfsprekend toegang zou mogen hebben tot alle beschikbare informatie. Het zorgvuldig vastleggen van de verschillende rechten en het faciliteren van de diverse beslissingen die bij het doorlopen van het privacy protocol genomen worden heeft natuurlijk consequenties voor de inrichting van het instrument. Het op deze manier ontwerpen van een instrument, waarbij gedurende het hele ontwerp rekening wordt gehouden met zo’n privacyprotocol, wordt ook wel ‘privacy by design’ genoemd. We hebben tijdens de Design Sprint uitgebreid stilgestaan bij het verkennen van de technische mogelijkheden om privacy zo goed mogelijk te waarborgen in het instrument.

Een andere manier waarop we privacy zo goed mogelijk proberen te waarborgen is het anonimiseren (of pseudonimiseren) van alle gebruikte data. Zo zijn individuen, panden en ondernemingen allemaal versleuteld, en zijn er slechts bepaalde mensen die toegang hebben tot die sleutel. Het grote voordeel daarvan is dat een gebruiker niet alleen onderzoek kan doen naar trends en patronen, maar ook naar individuele cases, zonder dat hierbij persoonsgegevens gedeeld worden met de gebruiker. Afhankelijk van of de versleuteling plaatsvindt bij de opdrachtgever of bij ons, hebben wij (als Shintō Labs) op die manier ook geen toegang tot persoonsgegevens nodig om data te kunnen verwerken! In zo’n geval kunnen wij onze opdrachtgevers helpen bij het ontwikkelen van een versleutelprotocol.

Onderdelen prototype

Dit prototype is ontwikkeld vanuit ons concept van lenzen. Hierover kunt u meer lezen in ons whitepaper ‘Een datagedreven aanpak van ondermijnende criminaliteit’. In een lens komen een aantal standaardonderdelen terug: de gebiedskaart en/of locatiekaart, en een detailpagina met daarin casusinformatie en het casusnetwerk. Dit prototype heeft een extra onderdeel: het melden van een signaal.

Signaal melden

Voor een casemanager (scenario 1) is dit het voornaamste beginpunt. De casemanager kan hier informatie over een signaal kwijt, zoals de aard en zwaarte van het signaal, eventuele betrokkenen, en informatie over de betrokken locatie. De informatie die de casemanager hier invult sluit aan bij de verschillende fases uit het privacy protocol en kan bijdragen aan het doorlopen van de verschillende privacy checks. Zo wordt stapsgewijs beoordeeld of het signaal betrekking heeft op ondermijning. Uiteindelijk zou dit proces moeten helpen bij het beoordelen tot welke gegevens de casemanager toegang zou moeten hebben, en wat mogelijke vervolgstappen zijn.

Kaart

In de buurtkaart wordt de betreffende gemeente weergegeven met daarin de verschillende buurten. Op deze kaart worden alle data op pandniveau of op buurtniveau ontsloten; data over specifieke panden kan bijvoorbeeld worden geaggregeerd tot de buurt waartoe het pand behoort. Zo kan een gebruiker een beeld krijgen van de situatie in een buurt, zonder dat dit herleidbaar is tot individuele personen, panden of ondernemingen. De gebruiker kan gebruik maken van een aantal filters die overeenkomen met indicatoren van vastgoedmisbruik.

Informatie over buurten wordt niet alleen weergegeven op de kaart, maar kan ook op een rijtje gezet worden in de buurtvergelijker. Hier kan een gebruiker twee buurten naast elkaar zetten om kengetallen te vergelijken, of te beoordelen of de twee buurten anders presteren als het gaat om een specifieke indicator. Hierbij helpt het ook om bijvoorbeeld een indicator af te zetten tegen de tijd, om te beoordelen of een buurt zich in dit opzicht ontwikkeld heeft.

Details

Op de detailpagina wordt alle relevante informatie over een geselecteerd persoon, pand of onderneming verzameld. Alle personen, panden en ondernemingen zijn hier versleuteld. Welke data worden weergegeven kan daarbij afhankelijk zijn van het privacy protocol en de rechten van de gebruiker. Een interessante functionaliteit op de detailpagina is het context diagram. Hierin worden de relaties tussen personen, panden en ondernemingen gevisualiseerd in een netwerk. Bij zo’n relatie kun je denken aan panden die in eigendom zijn van een persoon, personen die in een pand wonen, of personen die huisgenoten, familie, of collega’s zijn. Zo’n netwerk maakt grote hoeveelheden data visueel inzichtelijk, en helpt bij het signaleren van clusters, patronen, of de ‘spinnen in het web’.

N.B. dit schermvoorbeeld is genomen van het prototype en is onderdeel van het resultaat van de Design Sprint. In het schermvoorbeeld zie je een gecombineerd beeld van een netwerkstructuur en de locaties op de kaart. In het netwerk is een analyse gedaan op individuen die in het bezit zijn van meerdere panden waarop signalen gemeld zijn die betrekking hebben op misbruik vastgoed. Deze persoon in kwestie heeft dus meerdere panden met een score op de benoemde indicatoren. Onder het netwerk is bovendien een kaart zichtbaar waar de panden geografisch weergegeven zijn. Nb: de locaties van de panden zijn fictief en puur ter illustratie op deze manier weergegeven. Wij hebben bij de Design Sprint geen persoonsgegevens of tot locatie- of personen herleidbare gegevens gebruikt.

In het kort

We kijken terug op twee interessante Design Sprints rondom het thema misbruik van vastgoed. Dit thema is één van de landelijke thema’s in de bestrijding van ondermijning en bood ons daarmee een mooie kans om ons opnieuw te verdiepen in de exploitatie en speculatie van vastgoed. Het thema vastgoedmisbruik is met name ook interessant met het oog op privacy. We hebben tijdens deze sprints daarom veel aandacht besteed aan het omgaan met geanonimiseerde data, en aan het verkennen van de mogelijkheden om de uitgangspunten van een privacyprotocol te verankeren in een analyse-instrument. Als je vragen hebt of het prototype een keer wil zien, neem dan vooral contact met ons op. We vertellen je graag meer!

Relevante links

Whitepapers

Productinformatie

Nieuws

Blogs

Webinars

Praktijkcases

Research

Foto (boven) credits: Micheile Henderson op Unsplash.

Design Sprints in tijden van Corona

Wij zien de Design Sprint als een ideale manier om te innoveren en te starten met datagedreven werken in de publieke sector. Bij de oorspronkelijke Shintō Labs Design Sprint is het de bedoeling om met een klein team een aantal dagen intensief met elkaar te werken aan een oplossing in een afgesloten ruimte. Helaas ziet de wereld er in 2020 heel anders uit en is het geen vanzelfsprekendheid meer om fysiek bij elkaar te komen. Dat vergt enige uitdaging met het organiseren van Design Sprints.

Tegelijkertijd biedt het ook kansen om meer interactief en digitaal samen te werken. Wij zijn namelijk van mening dat de Shintō Labs Design Sprint ook online gehouden kan worden, zonder af te doen aan onze belofte: binnen vijf dagen ontwerpen en toetsen we een werkend prototype. Sterker nog, Remote Design Sprints hebben zelfs een aantal stevige voordelen boven fysieke sprints! In deze blog delen wij onze ervaringen, tips en oplossingen voor het doen van online Design Sprints.

Wat is het belangrijkste verschil tussen een digitale en een fysieke Design Sprint?

Wij krijgen regelmatig de vraag of design sprints ook digitaal kunnen. Maar wat is het belangrijkste verschil tussen een digitale Design Sprint en een fysieke Design Sprint? We bespreken in deze blog twee varianten van de design sprint:de fysieke Design Sprint, en de digitale Design Sprint (of remote Design Sprint). Het zal geen verrassing zijn dat het voornaamste verschil tussen een fysieke en een digitale Design Sprint is dat het sprintteam bij een fysieke sprint vijf dagen lang gezamenlijk in één ruimte werkt aan de sprint, terwijl bij een digitale Design Sprint het sprintteam in een digitale ruimte, zoals Teams, Zoom of GoToMeeting, samenkomt. Dat kan nodig zijn omdat het team thuis werkt in verband met het Coronavirus, maar bijvoorbeeld ook omdat verschillende teamleden in verschillende uithoeken van Nederland wonen. Een derde variant is de hybride Design Sprint. Bij een hybride Design Sprint worden bepaalde onderdelen digitaal gedaan en andere onderdelen fysiek, of zijn sommige leden van het sprintteam fysiek aanwezig en anderen digitaal. Naast het gebruik van software zoals Teams zijn er eigenlijk weinig grote verschillen tussen de fysieke en de digitale Design Sprint – de dagindeling, de voorbereiding, en het resultaat zijn bijna hetzelfde.

Shintō Labs Design Sprint

Remote Design Sprint: wat zijn de voor- en nadelen?

De afgelopen maanden hebben we allemaal gemerkt dat als het hele team thuis werkt, brainstorms en andere creatieve sessies vaak worden uitgesteld ‘tot we weer op kantoor zijn’, of toch niet zo soepel verlopen als we gewend zijn. Een (digitale) Design Sprint kan dan goed helpen om de discussie te structureren en om ideeën om te zetten in acties. Natuurlijk vinden wij het ook prettig om een paar dagen samen met een enthousiast team ‘in een hok te zitten’. Intensief samenwerken, kwartjes zien vallen, en het creëren van een goede sfeer zijn inspirerende aspecten van een Design Sprint. We zullen dus niet ontkennen dat een remote Design Sprint qua vibe wat lager scoort dan een fysieke sprint.  We durven wel te beweren dat het inhoudelijke resultaat van een remote Design Sprint – een gedeeld begrip van een complex probleem, een verzameling mogelijke oplossingen, en natuurlijk een gevalideerd prototype – gelijk is aan dat van een fysieke Design Sprint. Een Design Sprint gaat immers niet alleen om het bij elkaar brengen van mensen, maar vooral om het bij elkaar brengen van ideeën, en die passen gelukkig wèl door een glasvezelkabel.

Remote werken: online etiquette

Wellicht voor velen gesneden koek, voor anderen is het altijd nog steeds wennen: het online videobellen. Zeker met een remote Design Sprint is het van belang dat we de etiquette goed volgen om niet afgeleid worden door omgevingsgeluid zoals het balken van een ezel uit de tuin van de buurman (echt!), een slechte verbinding, onnodige discussies en andere ongemakkelijkheden. Bij een fysieke Design Sprint leggen wij ook altijd bij de introductie de ‘spelregels’ uit van de werkdagen. Ook bij Remote Design Sprints gelden spelregels om het geheel effectief en efficiënt (en niet onbelangrijk), plezierig te houden. Dit zijn in de basis de online etiquette voor video bellen en voor de zekerheid zetten wij het nog even op een rijtje:

De Basics

  • Een goede koptelefoon. Een goede koptelefoon schermt omgevingsgeluid en zorgt ervoor dat je je aandacht er beter bij kunt houden.
  • Een eigen laptop/desktop/tablet. In een Remote Design Sprint moet iedereen een eigen device hebben. Zet bij het inloggen van de sessie je volledige naam en je organisatie als ‘naam’ zodat iedereen weet dat jij het bent en alleen jij.
  • Rustige omgeving. Zowel voor jezelf als voor de andere sprint leden is het van belang om in een rustige ruimte te zitten waar niet om de paar minuten mensen binnen lopen of koffie zetten.
  • Een goede Internetconnectie. Zoek een plek op waarbij je voldoende bereik hebt en een stabiele verbinding voor videobeeld. Bij hele belangrijke bijeenkomsten kiezen wij er zelfs voor een verbinding met draad (ethernet) in plaats van draadloos – het zekere voor het onzekere.
  • Webcam aan. Laat weten dat je er bent en dat je er actief bent. Zet je webcam aan gedurende de sessies zodat iedereen je kan zien en weet dat je je aandacht er bij hebt.

Online videobellen: etiquette

Gedurende de sessies

  • Zet je microfoon standaard uit. Zet je microfoon alleen aan als je aan het woord bent. De omgevingsgeluiden kunnen afleiden en het proces en concentratie verstoren.
  • Steek je hand op als je iets wil zeggen/vragen. De Sprint Master ziet de handen en zal vervolgens de beurt geven.
  • Handgebaren voor snelle of eenvoudige terugkoppeling: vaak kan je met een handgebaar als de benodigde terugkoppeling geven. De drie meest gebruikte zijn:
    • Ja / mee eens: duim omhoog
    • Nee / niet mee eens: duim omlaag
    • Twijfel / ik weet het nog niet: hand horizontaal wiegen.
    • Uiteraard kan je zelf veel andere handgebaren bedenken die voldoende duidelijk zijn. Denk aan: wijsvinger voorwaarts roteren (tempo mag iets hoger), handpalm ‘remmen’ (tempo mag omlaag)  , time-out (koffie/bio-break), etc.

Etiquette deel 2: gedurende de sessies

Remote Whiteboards: kijk naar Mural of Mira

Het vertalen van de fysieke Design Sprint naar een remote Design Sprint kent een aantal obstakels. In de eerste plaats hechten we bij een fysieke Design Sprint veel waarde aan whiteboards, post-its, stiften en stapels papier. Er wordt veel getekend en geschreven, zowel door de sprintmaster als door de andere deelnemers, en alles wat we op papier zetten blijft gedurende de hele sprint toegankelijk ter inspiratie. Sinds de komst van software als Mural en Mira is dit gelukkig geen serieus obstakel meer. Deze software levert digitale whiteboards waaraan alle deelnemers vanaf hun eigen computer kunnen bijdragen. Bijkomende voordelen van zulke software is dat er oneindig veel ruimte is; we gebruik kunnen maken van ons eigen Design Sprint template om ons proces te structureren; en we aan het eind van de sprint met één muisklik een overzichtelijke rapportage van de hele sprint kunnen vastleggen!

Screenshot brainstormen met Mural

Andere werkvormen bij Remote Design Sprint

Een ander obstakel is dat het nou eenmaal behoorlijk vermoeiend is om lang achter elkaar achter een beeldscherm te zitten en digitale discussies te voeren. Bij een digitaal gesprek is het altijd net even wat ingewikkelder om te beoordelen of een ander al is uitgepraat, en zijn er meer afleidingen. Om met dit nadeel om te gaan hebben we de werkvormen die we gebruiken bij een design sprint aangepast. Waar we bij een fysieke sprint open gesprekken niet schuwen, proberen we bij een remote design sprint de balans te vinden tussen individuele en collectieve activiteiten. Zo zullen we jullie bijvoorbeeld vragen eerst zelf een aantal sprintvragen op te schrijven en te beoordelen, en deze daarna pas aan de rest van de groep voor te leggen. Daarnaast houden we ook wat vaker pauze.

Een groot voordeel van een remote Design Sprint ten opzichte van een fysieke sprint is dat afstand geen probleem meer is. Dat klinkt triviaal, maar het biedt ongekende voordelen: sprintteamleden hoeven niet samen op één plek te zijn, dus we kunnen sprintteam-leden, experts en testers uit het hele land (en daarbuiten) uitnodigen (!).

Digitale setup voor online Design Sprint

Remote Design Sprint: plezier hebben

Al onze klanten zijn – naast het resultaat – ook altijd zeer te spreken over de energie en het plezier dat ze beleven aan een Design Sprint. Die energie is en het plezier is bij een Remote Design Sprint lastiger vast te houden, maar niet onmogelijk. Een aantal tips en trucs die we hebben gekregen van deelnemers, andere sprint masters en docenten van universiteiten die inmiddels ook bij ons een plek hebben gekregen bij de Remote Design Sprint.

  • Maak een WhatsApp groepje aan om met elkaar in contact te blijven als er bijvoorbeeld een WiFi storing is of je laptop crasht, kan je alsnog met elkaar contact hebben en te laten weten wat er aan de hand is.
  • Werk in sessies van maximaal 45 minuten. Daarna volgt 15 minuten pauze. In die 15 minuten pauze worden soms wat individuele oefeningen gedaan, maar nooit meer dan 10 minuten. Er moet altijd minstens 5 minuten pauze zijn.
  • Wissel online en offline activiteiten af. Permanent naar het scherm kijken is vermoeiend en komt de creativiteit niet ten goede.
  • Probeer geregeld een leuke oefening te doen die niet per se direct iets met de sprint te maken heeft. Denk daarbij aan het maken van een foto van je lunch en die met elkaar delen. Of stel een vraag die iedereen kan beantwoorden met pen en papier en vervolgens het voor de camera houden. Het blijft een uitdaging om de aandacht vast te houden, maar met wat luchtige oefeningen is het goed te doen.

Is een combinatie van remote en fysieke design sprints ook mogelijk?

Jazeker! De Corona-pandemie heeft ons gedwongen met een frisse blik naar onze Design Sprints te kijken, maar het concept van remote design sprinten of hybride design sprinten is niet nieuw voor ons. Zo hebben we gemerkt dat het voor de data scientist die het prototype gaat bouwen nuttig kan zijn om een gedeelte van de design sprint remote aanwezig te zijn. Op die manier kan de data scientist bijdragen aan het sprintproces en tegelijkertijd voorbereidend werk doen voor het bouwen van het prototype, zoals het verzamelen van data of het klaarzetten van een aantal onmisbare onderdelen van het prototype. Ook worden de validatiesessies op dag 5 vaak digitaal gedaan. Dat is handig wanneer we met grote groepen te maken hebben, of bijvoorbeeld met testers vanuit verschillende Nederlandse gemeentes.

 

Sprintmaster Mignon Wuestman bezig met het onderdeel Value Proposition Design

In onze ervaring is het niet ongebruikelijk dat sprintdagen 1 tot 3 fysiek zijn, en sprintdagen 4 en 5 geheel digitaal. In de praktijk bekijken we per sprint wat de goede balans is tussen fysieke en digitale activiteiten. Ons uitgangspunt daarbij is niet dat fysieke design sprints beter zijn dan digitale design sprints: waar sommige onderdelen of werkvormen beter uit de verf komen bij een fysieke bijeenkomst, komen andere onderdelen juist digitaal beter tot hun recht!

Is een remote sprint korter dan een fysieke sprint?

Omdat er bij een remote sprint sneller ter zake wordt gekomen en lange digitale discussies minder inspirerend kunnen zijn, kan het verleidelijk zijn om de Design Sprint in te korten naar 3 of 4 dagen in plaats van 5. Wij raden dit niet aan. De Big Challenge waar we mee aan de slag gaan is immers nog even complex, en het goed verkennen van die challenge en mogelijke oplossingen ervan kost tijd. Daarnaast kost kennismaken met elkaar en de digitale omgeving en effectief en geconcentreerd communiceren via een beeldscherm juist meer tijd dan bij een fysieke sprint. Alleen wanneer het onderwerp van de sprint zich leent voor een ingekort programma, zoals bijvoorbeeld bij een Lens Design Sprint, raden we aan de sprint in te korten.

Als jullie tips hebben voor ons, mail ze naar mij op mignon@shintolabs.nl

Overzicht verschillen fysiek vs remote vs hybride Design Sprint

Meer informatie

Wil je meer weten over (remote) Design Sprinten? Laat het ons dan weten via onderstaand formulier!


Meer digitale content

Wil je automatisch op de hoogte blijven van onze digitale content? Abonneer je dan op ons Youtube kanaal of stuur ons bericht via bovenstaand formulier en vink de ‘blog’ optie aan!

Relevante links

Whitepapers

Blogs

Academy

Testimonials

Photo credits Chris Montgomery on Unsplash

Tag Archief van: design sprint

Tag Archief van: design sprint

Niets gevonden

Uw zoekopdracht leverde helaas geen artikelen op