Design Sprints in tijden van Corona
Wij zien de Design Sprint als een ideale manier om te innoveren en te starten met datagedreven werken in de publieke sector. Bij de oorspronkelijke Shintō Labs Design Sprint is het de bedoeling om met een klein team een aantal dagen intensief met elkaar te werken aan een oplossing in een afgesloten ruimte. Helaas ziet de wereld er in 2020 heel anders uit en is het geen vanzelfsprekendheid meer om fysiek bij elkaar te komen. Dat vergt enige uitdaging met het organiseren van Design Sprints.
Tegelijkertijd biedt het ook kansen om meer interactief en digitaal samen te werken. Wij zijn namelijk van mening dat de Shintō Labs Design Sprint ook online gehouden kan worden, zonder af te doen aan onze belofte: binnen vijf dagen ontwerpen en toetsen we een werkend prototype. Sterker nog, Remote Design Sprints hebben zelfs een aantal stevige voordelen boven fysieke sprints! In deze blog delen wij onze ervaringen, tips en oplossingen voor het doen van online Design Sprints.
Wat is het belangrijkste verschil tussen een digitale en een fysieke Design Sprint?
Wij krijgen regelmatig de vraag of design sprints ook digitaal kunnen. Maar wat is het belangrijkste verschil tussen een digitale Design Sprint en een fysieke Design Sprint? We bespreken in deze blog twee varianten van de design sprint:de fysieke Design Sprint, en de digitale Design Sprint (of remote Design Sprint). Het zal geen verrassing zijn dat het voornaamste verschil tussen een fysieke en een digitale Design Sprint is dat het sprintteam bij een fysieke sprint vijf dagen lang gezamenlijk in één ruimte werkt aan de sprint, terwijl bij een digitale Design Sprint het sprintteam in een digitale ruimte, zoals Teams, Zoom of GoToMeeting, samenkomt. Dat kan nodig zijn omdat het team thuis werkt in verband met het Coronavirus, maar bijvoorbeeld ook omdat verschillende teamleden in verschillende uithoeken van Nederland wonen. Een derde variant is de hybride Design Sprint. Bij een hybride Design Sprint worden bepaalde onderdelen digitaal gedaan en andere onderdelen fysiek, of zijn sommige leden van het sprintteam fysiek aanwezig en anderen digitaal. Naast het gebruik van software zoals Teams zijn er eigenlijk weinig grote verschillen tussen de fysieke en de digitale Design Sprint – de dagindeling, de voorbereiding, en het resultaat zijn bijna hetzelfde.
Shintō Labs Design Sprint
Remote Design Sprint: wat zijn de voor- en nadelen?
De afgelopen maanden hebben we allemaal gemerkt dat als het hele team thuis werkt, brainstorms en andere creatieve sessies vaak worden uitgesteld ‘tot we weer op kantoor zijn’, of toch niet zo soepel verlopen als we gewend zijn. Een (digitale) Design Sprint kan dan goed helpen om de discussie te structureren en om ideeën om te zetten in acties. Natuurlijk vinden wij het ook prettig om een paar dagen samen met een enthousiast team ‘in een hok te zitten’. Intensief samenwerken, kwartjes zien vallen, en het creëren van een goede sfeer zijn inspirerende aspecten van een Design Sprint. We zullen dus niet ontkennen dat een remote Design Sprint qua vibe wat lager scoort dan een fysieke sprint. We durven wel te beweren dat het inhoudelijke resultaat van een remote Design Sprint – een gedeeld begrip van een complex probleem, een verzameling mogelijke oplossingen, en natuurlijk een gevalideerd prototype – gelijk is aan dat van een fysieke Design Sprint. Een Design Sprint gaat immers niet alleen om het bij elkaar brengen van mensen, maar vooral om het bij elkaar brengen van ideeën, en die passen gelukkig wèl door een glasvezelkabel.
Remote werken: online etiquette
Wellicht voor velen gesneden koek, voor anderen is het altijd nog steeds wennen: het online videobellen. Zeker met een remote Design Sprint is het van belang dat we de etiquette goed volgen om niet afgeleid worden door omgevingsgeluid zoals het balken van een ezel uit de tuin van de buurman (echt!), een slechte verbinding, onnodige discussies en andere ongemakkelijkheden. Bij een fysieke Design Sprint leggen wij ook altijd bij de introductie de ‘spelregels’ uit van de werkdagen. Ook bij Remote Design Sprints gelden spelregels om het geheel effectief en efficiënt (en niet onbelangrijk), plezierig te houden. Dit zijn in de basis de online etiquette voor video bellen en voor de zekerheid zetten wij het nog even op een rijtje:
De Basics
- Een goede koptelefoon. Een goede koptelefoon schermt omgevingsgeluid en zorgt ervoor dat je je aandacht er beter bij kunt houden.
- Een eigen laptop/desktop/tablet. In een Remote Design Sprint moet iedereen een eigen device hebben. Zet bij het inloggen van de sessie je volledige naam en je organisatie als ‘naam’ zodat iedereen weet dat jij het bent en alleen jij.
- Rustige omgeving. Zowel voor jezelf als voor de andere sprint leden is het van belang om in een rustige ruimte te zitten waar niet om de paar minuten mensen binnen lopen of koffie zetten.
- Een goede Internetconnectie. Zoek een plek op waarbij je voldoende bereik hebt en een stabiele verbinding voor videobeeld. Bij hele belangrijke bijeenkomsten kiezen wij er zelfs voor een verbinding met draad (ethernet) in plaats van draadloos – het zekere voor het onzekere.
- Webcam aan. Laat weten dat je er bent en dat je er actief bent. Zet je webcam aan gedurende de sessies zodat iedereen je kan zien en weet dat je je aandacht er bij hebt.
Online videobellen: etiquette
Gedurende de sessies
- Zet je microfoon standaard uit. Zet je microfoon alleen aan als je aan het woord bent. De omgevingsgeluiden kunnen afleiden en het proces en concentratie verstoren.
- Steek je hand op als je iets wil zeggen/vragen. De Sprint Master ziet de handen en zal vervolgens de beurt geven.
- Handgebaren voor snelle of eenvoudige terugkoppeling: vaak kan je met een handgebaar als de benodigde terugkoppeling geven. De drie meest gebruikte zijn:
- Ja / mee eens: duim omhoog
- Nee / niet mee eens: duim omlaag
- Twijfel / ik weet het nog niet: hand horizontaal wiegen.
- Uiteraard kan je zelf veel andere handgebaren bedenken die voldoende duidelijk zijn. Denk aan: wijsvinger voorwaarts roteren (tempo mag iets hoger), handpalm ‘remmen’ (tempo mag omlaag) , time-out (koffie/bio-break), etc.
Etiquette deel 2: gedurende de sessies
Remote Whiteboards: kijk naar Mural of Mira
Het vertalen van de fysieke Design Sprint naar een remote Design Sprint kent een aantal obstakels. In de eerste plaats hechten we bij een fysieke Design Sprint veel waarde aan whiteboards, post-its, stiften en stapels papier. Er wordt veel getekend en geschreven, zowel door de sprintmaster als door de andere deelnemers, en alles wat we op papier zetten blijft gedurende de hele sprint toegankelijk ter inspiratie. Sinds de komst van software als Mural en Mira is dit gelukkig geen serieus obstakel meer. Deze software levert digitale whiteboards waaraan alle deelnemers vanaf hun eigen computer kunnen bijdragen. Bijkomende voordelen van zulke software is dat er oneindig veel ruimte is; we gebruik kunnen maken van ons eigen Design Sprint template om ons proces te structureren; en we aan het eind van de sprint met één muisklik een overzichtelijke rapportage van de hele sprint kunnen vastleggen!
Screenshot brainstormen met Mural
Andere werkvormen bij Remote Design Sprint
Een ander obstakel is dat het nou eenmaal behoorlijk vermoeiend is om lang achter elkaar achter een beeldscherm te zitten en digitale discussies te voeren. Bij een digitaal gesprek is het altijd net even wat ingewikkelder om te beoordelen of een ander al is uitgepraat, en zijn er meer afleidingen. Om met dit nadeel om te gaan hebben we de werkvormen die we gebruiken bij een design sprint aangepast. Waar we bij een fysieke sprint open gesprekken niet schuwen, proberen we bij een remote design sprint de balans te vinden tussen individuele en collectieve activiteiten. Zo zullen we jullie bijvoorbeeld vragen eerst zelf een aantal sprintvragen op te schrijven en te beoordelen, en deze daarna pas aan de rest van de groep voor te leggen. Daarnaast houden we ook wat vaker pauze.
Een groot voordeel van een remote Design Sprint ten opzichte van een fysieke sprint is dat afstand geen probleem meer is. Dat klinkt triviaal, maar het biedt ongekende voordelen: sprintteamleden hoeven niet samen op één plek te zijn, dus we kunnen sprintteam-leden, experts en testers uit het hele land (en daarbuiten) uitnodigen (!).
Digitale setup voor online Design Sprint
Remote Design Sprint: plezier hebben
Al onze klanten zijn – naast het resultaat – ook altijd zeer te spreken over de energie en het plezier dat ze beleven aan een Design Sprint. Die energie is en het plezier is bij een Remote Design Sprint lastiger vast te houden, maar niet onmogelijk. Een aantal tips en trucs die we hebben gekregen van deelnemers, andere sprint masters en docenten van universiteiten die inmiddels ook bij ons een plek hebben gekregen bij de Remote Design Sprint.
- Maak een WhatsApp groepje aan om met elkaar in contact te blijven als er bijvoorbeeld een WiFi storing is of je laptop crasht, kan je alsnog met elkaar contact hebben en te laten weten wat er aan de hand is.
- Werk in sessies van maximaal 45 minuten. Daarna volgt 15 minuten pauze. In die 15 minuten pauze worden soms wat individuele oefeningen gedaan, maar nooit meer dan 10 minuten. Er moet altijd minstens 5 minuten pauze zijn.
- Wissel online en offline activiteiten af. Permanent naar het scherm kijken is vermoeiend en komt de creativiteit niet ten goede.
- Probeer geregeld een leuke oefening te doen die niet per se direct iets met de sprint te maken heeft. Denk daarbij aan het maken van een foto van je lunch en die met elkaar delen. Of stel een vraag die iedereen kan beantwoorden met pen en papier en vervolgens het voor de camera houden. Het blijft een uitdaging om de aandacht vast te houden, maar met wat luchtige oefeningen is het goed te doen.
Is een combinatie van remote en fysieke design sprints ook mogelijk?
Jazeker! De Corona-pandemie heeft ons gedwongen met een frisse blik naar onze Design Sprints te kijken, maar het concept van remote design sprinten of hybride design sprinten is niet nieuw voor ons. Zo hebben we gemerkt dat het voor de data scientist die het prototype gaat bouwen nuttig kan zijn om een gedeelte van de design sprint remote aanwezig te zijn. Op die manier kan de data scientist bijdragen aan het sprintproces en tegelijkertijd voorbereidend werk doen voor het bouwen van het prototype, zoals het verzamelen van data of het klaarzetten van een aantal onmisbare onderdelen van het prototype. Ook worden de validatiesessies op dag 5 vaak digitaal gedaan. Dat is handig wanneer we met grote groepen te maken hebben, of bijvoorbeeld met testers vanuit verschillende Nederlandse gemeentes.
Sprintmaster Mignon Wuestman bezig met het onderdeel Value Proposition Design
In onze ervaring is het niet ongebruikelijk dat sprintdagen 1 tot 3 fysiek zijn, en sprintdagen 4 en 5 geheel digitaal. In de praktijk bekijken we per sprint wat de goede balans is tussen fysieke en digitale activiteiten. Ons uitgangspunt daarbij is niet dat fysieke design sprints beter zijn dan digitale design sprints: waar sommige onderdelen of werkvormen beter uit de verf komen bij een fysieke bijeenkomst, komen andere onderdelen juist digitaal beter tot hun recht!
Is een remote sprint korter dan een fysieke sprint?
Omdat er bij een remote sprint sneller ter zake wordt gekomen en lange digitale discussies minder inspirerend kunnen zijn, kan het verleidelijk zijn om de Design Sprint in te korten naar 3 of 4 dagen in plaats van 5. Wij raden dit niet aan. De Big Challenge waar we mee aan de slag gaan is immers nog even complex, en het goed verkennen van die challenge en mogelijke oplossingen ervan kost tijd. Daarnaast kost kennismaken met elkaar en de digitale omgeving en effectief en geconcentreerd communiceren via een beeldscherm juist meer tijd dan bij een fysieke sprint. Alleen wanneer het onderwerp van de sprint zich leent voor een ingekort programma, zoals bijvoorbeeld bij een Lens Design Sprint, raden we aan de sprint in te korten.
Als jullie tips hebben voor ons, mail ze naar mij op mignon@shintolabs.nl
Overzicht verschillen fysiek vs remote vs hybride Design Sprint
Meer informatie
Wil je meer weten over (remote) Design Sprinten? Laat het ons dan weten via onderstaand formulier!
Meer digitale content
Wil je automatisch op de hoogte blijven van onze digitale content? Abonneer je dan op ons Youtube kanaal of stuur ons bericht via bovenstaand formulier en vink de ‘blog’ optie aan!
Relevante links
Whitepapers
Blogs
- 32 tips voor Design Sprints
- Waarom de Design Sprint dé oplossing is voor datagestuurd werken
- Van datagestuurd naar waardegestuurd werken
- Vijf redenen waarom je datagedreven werken als gemeente samen moet doen
Academy
Testimonials
- Interview Tom Pots van de gemeente Zaanstad
- Interview Gaby Rasters van de gemeente Eindhoven
- Interview Gooitske Marsman van de gemeente Helmond
Photo credits Chris Montgomery on Unsplash
