Tag Archief van: woningbouwopgave

Waarom kiezen voor de Woningbouw Monitor boven Excel?

/door

Excel is net als een Zwitsers zakmes: iedereen heeft er een, het is multi-functioneel en kan ‘bijna alles’, maar om er nou een heel huis mee te bouwen…

Veel gemeenten gebruiken Excel ook voor het bijhouden van de woningproductiegegevens. Excel is zeer nuttig voor het maken van eenvoudige analyses, rapportages, het manipuleren van kleine datasets en het maken van specifieke grafieken. Toch is Excel niet ontwikkeld als een instrument om data in te bewaren – als primaire bron van data en kennis. Ook wij gebruiken Excel, voor kleine calculaties, van budgetten tot projectinschattingen. En als je slechts 3 tot 5 projecten in je gemeente hebt en de status kunt opvragen door een ronde op de fiets te doen, dan volstaat Excel natuurlijk. Maar als je iets meer projecten hebt wordt het beheer van data al snel een uitdaging.

Eerder schreef ik al rondom de woondeals dat er enkele redenen zijn waarom gebruikers van Excel afstappen naar een meer systematische tool. Op verzoek ga ik er in dit blog wat meer op in en geef ik 15 argumenten die onze gebruikers aandragen waarom ze de overstap hebben gemaakt naar onze Woningbouw Monitor:

  1. Generieke spreadsheet versus een specifiek voor woningbouw ontwikkelde applicatie, voor en door beleidsmedwerkers wonen: Het bijhouden en inzicht krijgen in de woningbouwproductie is meer dan alleen rijen en kolommen van getallen. Soms helpt het bijvoorbeeld om de projecten op een kaart te zien, en te filteren op ‘alle sociale huurwoningen’ uit de woondeal sleutelprojecten en direct inzichtelijk te krijgen waar de projecten zich bevinden, in welke fase ze in het proces zitten, wat de laatste wijzigingen zijn ten opzichte van de laatste keer etc. etc. De Woningbouw Monitor is ontwikkeld via onze Design Sprint methode en doorontwikkeld met inmiddels zo’n 30 gemeentes: dóór en vóór beleidsmedewerkers wonen, op lokaal, regionaal en provinciaal niveau.
  2. Real-time samenwerking: Vele handen maken licht werk. Maar dat moet je wel organiseren. Onze Woningbouw Monitor stelt teams in staat om in realtime samen te werken. In tegenstelling tot Excel, waarbij versies heen en weer moeten worden gestuurd, biedt een centrale online omgeving de mogelijkheid voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd in dezelfde omgeving te werken.
  3. Toegankelijkheid: De Woningbouw Monitor is toegankelijk vanaf elke locatie met een internetverbinding en een moderne browser (zoals FireFox, Chrome of Edge). Dit betekent dat u altijd en overal toegang heeft tot uw gegevens, in tegenstelling tot Excel, dat lokaal op een specifieke computer kan zijn opgeslagen, of op een netwerkschijf staat. Er zijn ook gemeentes die hun wethouder toegang geven tot de monitor. Sommigen overwegen zelfs de raad beperkt toegang te geven. Dan wil je wel zeker zijn dat ze naar het juiste actuele beeld kijken en op gecontroleerde wijze.
  4. Gegevensbeveiliging: De Woningbouw Monitor biedt een hoog beveiligingsniveau, zowel door onze eigen ontwikkeling alsook de beveiliging die Azure biedt. Dit is vele malen veiliger dan lokale Excel-bestanden. Met ingebouwde encryptie en geavanceerde toegangscontrolemechanismen kunt u ervoor zorgen dat uw gevoelige projectgegevens veilig zijn. Bovendien kunt u met verschillende gebruikers, verschillende rechten toekennen en de toegang controleren.
  5. Kunnen monitoring: Om goed bij te kunnen houden of de prestatieafspraken gehaald worden en hoe het er voor staat, is het van belang om grip te houden op de ontwikkeling van de informatie. Niet alleen de huidige status is van belang, maar het verloop van projectinformatie. Zo kun je op die manier zien wat de status ‘was’, wat het ‘is’ en op basis daarvan prognotiseren. Alleen zo kun je goed monitoren. Excel biedt die mogelijkheden niet.
  6. Continuïteit: De kennis die vaak in een Excel is gestopt, zit vaak bij één (of enkele) beleidsmedewerkers. Alleen die begrijpt de logica van de Excel, de formules die er in verwerkt zijn, en hoe de draaitabellen zijn opgebouwd. Niet zelden zijn dit personen die of binnen afzienbare tijd met pensioen gaan of mogelijk naar een andere werkgever op zoek zijn. Om de continuïteit te waarborgen, helpt het om mee te liften met een gestandaardiseerde oplossing, waar veel gebruikers zijn en waar je kunt vragen om hulp indien nodig.
  7. Beheer: De Woningbouw Monitor is zeer schaalbaar en wordt door ons in beheer genomen. U kunt eenvoudig meer opslagruimte of meer gebruikers toevoegen zonder dat dit invloed heeft op de prestaties. Ook levert het geen druk op bij de ICT afdeling, omdat wij immers zorgen voor het beheer.
  8. Geschiedenis bijhouden met de audit trail: Onze Woningbouw Monitor houdt een nauwkeurige audit trail bij: hierbij kun je zien wie heeft wat en wanneer gewijzigd. Dit helpt bij de monitoring maar geeft ook zicht op wie welke wijziging gedaan heeft. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en maakt alles inzichtelijk voor verantwoording. Als de opleverjaar of -maand gewijzigd wordt, kan er bovendien een ‘reden van wijziging’ worden opgegeven voor nadere analyses. Lees meer over de audit trail.
  9. Integraties met andere systemen: De Woningbouw Monitor is een cloud gebaseerd systeem met een beschikbare API. De data kan naadloos geïntegreerd worden met andere softwaretools. Zo hebben wij al gekoppeld met ondermeer Esri, Primavera en Geoserver. Dat kan rechtstreeks via een REST API of met tussenstap waarbij bestanden op specifieke plek gezet wordt. Ook kan de data altijd eenvoudig geexporteerd worden in Excel of CSV.
  10. Versiebeheer en backups: Met de Woningbouw Monitor is versiebeheer en het backupen van data automatisch geregeld. U kunt eerdere versies van projecten bekijken, met hulp van de tijdmachine naar een specifieke datum en indien nodig een volledige backup van de data terugzetten. Kortom, u hoeft zich geen zorgen te maken over het per ongeluk overschrijven van belangrijke gegevens wat een reëel risico is met Excel.
  11. Kwaliteit van de data en gegevensconsistentie: Bij het gebruik van de Woningbouw Monitor zijn alle gebruikers altijd op de hoogte van de meest recente gegevens – één centrale waarheid – wat zorgt voor consistentie en vermindert de kans op verwarring of fouten die kunnen optreden bij het gebruik van meerdere Excel-bestanden. Ook worden de kenmerken met hulp van ‘selectievelden’ gedaan en waar mogelijk controles gedaan met hulp van de BAG, waardoor typefouten, dubbelingen, etc. tot het verleden behoren. Dit is een stuk lastiger in te richten in Excel.
  12. Geavanceerde analysefuncties De Woningbouw Monitor is ontwikkeld in Python en R – wat veel gebruikt wordt in de wetenschappelijke wereld en Machine Learning / Kunstmatige Intelligentie ontwikkeling. Bovendien is de Woningbouw Monitor op het Azure platform – wat toegang biedt tot de Cognitive Services – waardoor we een belangrijke kennisbron kunnen aanspreken, inclusief nieuwe ontwikkelingen zoals ChatGPT. Dit wordt gebruikt bij het maken van analyses en biedt de mogelijkheid om prognoses e.d. te maken.
  13. Ondersteuning waar nodig: De Woningbouw Monitor wordt door ons ontwikkeld en voorzien van updates. Ook hebben wij een support kanaal met video’s, tekstuele uitleg en een support kanaal als je er niet uitkomt.
  14. Lokaal, regionaal en op provinciaal overzicht: De Woningbouw Monitor wordt inmiddels naast lokaal (gemeentelijk) niveau ook in regio’s gebruikt, zoals het Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE). De Woningbouw Monitor zorgt ervoor dat de data van de lokale en regionale monitoren automatisch gesynchroniseerd worden op de verschillende niveau’s. Tegelijkertijd houdt u als lokale gemeente wel regie over uw eigen data waarbij u kunt aangeven welke projecten u in meer of mindere mate wil delen – zodat wel de aantallen op regionaal niveau inzichtelijk worden, zonder de details. Ook de aansluiting bij de provincies wordt door ons gefaciliteerd. Zowel de ‘met-een-druk-op-de-knop’ provincie rapportage, als de mogelijkheid voor provincies om alle onderliggende regio’s en gemeentes op verschillende niveau’s inzichtelijk te krijgen.
  15. Community en doorontwikkeling: Tot slot, de Woningbouw Monitor wordt ontwikkeld samen met deelnemende gemeentes en in afstemming met provincies. Je kunt – als je wil – in contact komen met vele gebruikers van de Woningbouw Monitor, om ervaringen uit te wisselen, ideeën te bespreken en invloed uitoefenen op de roadmap.

Zijn er dan alleen maar nadelen aan het gebruik van Excel ten opzichte van de Woningbouw Monitor? Dat is uiteraard niet het geval. De flexibiliteit van Excel geeft grote vrijheid om eindeloos de dingen te doen waar Excel goed in is: cijfers in rijen en kolommen. Zoals snel getallen aanpassen, kleine formules toevoegen, draaitabellen maken, de VLOOKUP’s, etc. Uiteraard heeft dat consequenties, maar die flexibiliteit is natuurlijk zeer aantrekkelijk.

Gelukkig heeft de Woningbouw Monitor voor de doorgewinterde Excel-fans nog een escape: je kunt de data altijd nog exporteren naar een Excel file mocht je dat graag willen en de bulk-editor net niet doen wat je wil. Het is en blijft immers jullie data.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Testimonials

Photo by Rubaitul Azad on Unsplash

Gemeente Halderberge zet stappen met datagedreven aanpak woningbouwopgave

/door

Hoe kunnen we stappen zetten met datagedreven werken? Met die vraag zocht de gemeente Halderberge contact met Shintō Labs. De gemeente ziet kansen in het slim analyseren van data bij het aanpakken van maatschappelijke opgaven en het verbeteren van haar bedrijfsvoering en dienstverlening. Maar hoe te beginnen? En waar? In die zoektocht kwam de gemeente uit op de woningbouw opgave waar Shintō Labs al een kant-en-klaar instrument voor heeft ontwikkeld: de Woningbouw Monitor.

Zoals veel gemeenten maakt de gemeente Halderberge gebruik van Excel om gegevens bij te houden over de voortgang van de woningbouwprojecten. Op zich is er niets mis met Excel maar het bijhouden en analyseren van deze gegevens kost veel handwerk, is (daardoor) foutgevoelig en kwetsbaar. Daarnaast kostte het veel tijd om rapportages samen te stellen waaronder de jaarlijkse ‘provinciematrix’. Daarnaast verwacht de gemeente dat met de nieuwe ‘Woondeals’ de behoefte aan rapportages lokaal, in de regio en naar de provincie zal toenemen.

De Woningbouw Monitor is een software-oplossing ontwikkeld met en voor gemeenten. De kern van de oplossing bestaat uit het beheer en de visualisatie van data over de woningproductie, zoals de status van de projecten, de aantallen en soorten woningen per project en de locatie van het project. Met handige filters krijg je in één oogopslag inzicht in de gevraagde gegevens. Daarnaast is er een standaardkoppeling met de provincie waardoor de rapportage met 1 druk op de knop kan worden gegenereerd. Ook zijn er mogelijkheden voor het maken van koppelingen en is de oplossing ook in regionaal verband inzetbaar.

Meer weten?

Heb je belangstelling voor de Woningbouw Monitor? Wil je zien hoe deze werkt? Neem dan contact met ons op!

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Blogs

 Testimonials

Foto credits: Wikimedia

Negen innovatieve ideeën voor de Woningbouw Monitor

/door

Onze trouwe volgers weten dat de ‘Lean Startup’ een belangrijke inspiratiebron voor ons denken en doen is. In het kort: hoe kunnen we ideeën zo snel mogelijk toetsen op waarde alvorens we tijd en energie in de realisatie ervan gaan stoppen. Ook bij de doorontwikkeling van onze producten hanteren wij deze aanpak, waarbij we eerst proefversies (of ‘beta-versies’) van functies beschikbaar stellen om feedback op te halen bij onze gebruikers. Hoe ziet dat eruit? In dit blog belichten we 9 nieuwe ideeën voor de Woningbouw Monitor.

Het ‘Labs’ onderdeel van de Woningbouw Monitor is een verzameling innovatieve functionaliteiten (in ontwikkeling) die het productteam van Shintō Labs ontworpen heeft om gebruikers van de Woningbouw Monitor nog beter te ondersteunen. De nieuwe functies zijn nog niet helemaal uitontwikkeld, maar geeft de gebruikers van de Woningbouw Monitor wel de mogelijkheid om ze in een vroeg stadium uit te proberen en daar feedback op te geven,

 

Figuur 1: het ‘Labs’ onderdeel van de Woningbouw Monitor

Voor iedereen die zich aangemeld heeft is een nieuw menu item ‘Labs’ in de Woningbouw Monitor beschikbaar. Labs is permanent in ontwikkeling en de inhoud is dan ook aan verandering onderhevig. Op moment van schrijven bevat Labs  negen nieuwe functionaliteiten die ik hieronder zal toelichten:

  1. Snel overzicht plot
  2. Uitval prognose
  3. Vertraging analyse
  4. Doelstellingen plot
  5. BAG Woningvoorraad+
  6. Vergunningen
  7. Conversie
  8. Rubik’s Cube
  9. Rapportage lab

1. Snel overzicht plot

Probleem: specifieke (afwijkende) grafieken

De Woningbouw Monitor heeft verschillende grafieken en overzichten voor de beleidsmedewerkers. De veelvoorkomende vragen zoals: aantallen woningtypen, projectfase, opleverjaren, prijsklassen, huur/koop, sociale huur, etc. en zowel cumulatief als jaarlijks worden standaard meegeleverd en reageren bovendien op de filters aan de rechterkant. Maar, vaak zijn er specifieke vragen die nét niet in een standaard grafiek passen. Uiteraard kan alle data te allen tijde geëxporteerd worden naar Excel voor verder analyse en grafiekjes, maar soms wil de beleidsmedewerker even snel een eigen dwarsdoorsnede maken van de data.

Oplossing: zelf grafieken samenstellen

Met de Snel Overzicht Plot kan een beleidsmedewerker zelf grafieken samenstellen op basis van enkele parameters. Kies zelf welke groepen je wilt gebruiken en hoe je de kleurverdeling wenst. Kies vervolgens de gewenste opmaak zodat het visueel aan je wensen voldoet. Maak op deze manier in een handomdraai je eigen grafieken en sleep het grafiekje zo naar je Word-rapportage of presentatie.

Figuur 2: Snel overzicht plot

2. Uitval prognose

Probleem: “what if”-scenario’s doorrekenen

De Woningbouw Monitor is een cijfermatige werkelijkheid. Maar wie zegt dat alle projecten die in Planologische voorbereiding zitten ook daadwerkelijk gebouwd gaan worden? Iedereen die actief is in de woningbouw weet dat er altijd een mate van onzekerheid is – zeker nu. Hoe gaan we om met dit soort onzekerheden en halen we dan onze doelstelling wel?

Oplossing: Uitval Prognose

Met de uitval prognose kun je aangeven per projectfase hoe groot de kans is dat de woningen in de projecten binnen die fase ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Met een zekere bandbreedte en inschatting kan op die manier een aantal “what-if”-scenario’s worden doorgerekend.

Figuur 3: Uitvalprognose

3. Vertraging analyse

Probleem: Hoe weet je wat de kans is dat een project vertraagd?

Dat projecten vertragen is nu eenmaal een feit. Maar wat zijn kenmerken waardoor projecten vertragen? Welke factoren dragen daar aan bij?

Oplossing: Voorspellend model

Om deze vraag te beantwoorden hebben we met hulp van machine learning een decision tree gemaakt om een voorspelling te maken van het risico op vertraging. Je kunt zelf parameters kiezen die meegewogen worden in de analyse en het systeem geeft antwoord op de vraag welke factoren een rol hebben gespeeld.

 

Figuur 4: Vetragingsanalyse

4. Doelstellingen plot

Probleem: Halen we specifieke doelstellingen? En met welke scenario’s halen we onze doelstellingen ?

De programma match is een standaard functionaliteit van de Woningbouw Monitor, maar die geeft vooral aan men op koers ligt voor de algemene doelstellingen zoals gedefinieerd in het woonprogramma. Maar wat als we specifieke extra doelstellingen hebben? En verschillende scenario’s willen bekijken om te zien of dat haalbaar is?

Oplossing: Doelstellingen plot

Met de doelstellingen plot kunnen verschillende scenario’s doorgerekend worden om de oplevering per jaar te bepalen. Wat als we ‘x’-aantal woningen per jaar in de categorie ‘huur’ en ‘y’-aantal woningen in de categorie ‘koop’ realiseren, komen we dan uit met onze doelstellingen? Met dit soort scenario’s kan geanticipeerd worden op de beoogde doelstellingen.

5. BAG Woningvoorraad+

Probleem: Wat zit er op dit moment allemaal in mijn buurt/wijk/dorp/stad ?

In de basis hadden we vooral de BAG als bron voor de woningvoorraad. Maar steeds meer komt er vraag om meer kenmerken toe te voegen. Hoe staat het met de gezinssamenstelling? Inkomen? En andere sociaal-demografische voorzieningen? Maar ook: welke voorzieningen zijn er in de buurt? Deze informatiebehoefte is noodzakelijk voor de beleidsmedewerkers om de juiste afwegingen te maken, adviezen te geven en te rapporteren.

Oplossing: Meerdere bronnen combineren en inzichtelijk maken in de Woningvoorraad+

Met de BAG Woningvoorraad+ bieden we precies een antwoord op bovenstaande vragen. We combineren BAG data met CBS data en OSM om een goed beeld te geven wat er speelt in een buurt/wijk/dorp/stad. Je kunt op gemeente niveau, of een kleinere geografische eenheid kiezen (of zelf een gebied intekenen) en alle relevante informatie bevragen en samenvatten.

6. Vergunningen

Probleem: Zijn er relevant vergunningen afgegeven?

Om de informatiepositie van de beleidsmedewerker te versterken is er de behoefte om ook inzage te krijgen in welke vergunningen er afgegeven zijn. Een melding van een relevante vergunningen kan voor de beleidsmedewerker een signaal zijn om bepaalde projecten aan te passen of om contact op te nemen met de betreffende afdeling om de details op te vagen.

Oplossing: Vergunningen

De Vergunningen functionaliteit doet eigenlijk wat je zou verwachten: het ‘luistert’ naar een open data set met gepubliceerde vergunningen, filtert die op relevantie en laat die in een overzicht zien. Aan de hand van de voorkeuren van de beleidsmedewerker kan deze datastroom geoptimaliseerd worden.

7. Conversie: data conversie monitor

Probleem: Datakwaliteit van integraties waarborgen

De Woningbouw Monitor heeft soms integraties met achterliggende systemen uit de ‘back office’ van een gemeente. Die data wordt dan periodiek opgehaald, opgeschoond en ingelezen. De data is echter zelden volledig opgeschoond, van hoge kwaliteit, en betrouwbaar. Hoewel het wel mogelijk is om geïmporteerde data te wijzigen in de Woningbouw Monitor wordt dit idealiter in de bron aangepast. Maar hoe hou je zicht op wat er wel en wat er niet goed gaat?

Oplossing: Data conversie monitor

De data conversie monitor houdt keurig bij welke import wanneer is gedaan en wat er wel en wat er niet goed is gegaan. Zo ontstaat er een uitval lijst waarmee de bron eigenaren de nieuwe data import in een aantal iteraties kunnen optimaliseren. Bekijk het webinar met de gemeente Ede over hoe zij op deze manier in enkele slagen de uitval lijst met 90% hebben weten te reduceren.

8. Rubik’s Cube

Probleem: Datasets grouperen en kantelen

De datastructuur van de Woningbouw Monitor is opgebouwd uit rijen met project (en deelproject) informatie. Maar soms wil je de data ook ‘kantelen’ of op een andere manier ‘groeperen’, net als bij de Rubik’s Cube.

Oplossing: Rubik’s Cube

De Rubik’s Cube is een nieuwe module waarbij je bestaande datasets kunt groeperen en kantelen om zo nieuwe inzichten te krijgen en nieuwe rapportages te maken. Dit wordt typisch gebruikt in een gemeente met meerdere kernen om zo de data te groeperen per woonkern en dit verder uit te splitsen. De Rubik’s Cube is een hele leuke nieuwe toevoeging die veel gebruikt wordt

9. Rapportage

Probleem: Eigen rapportages

Shintō Labs levert standaard de provincierapportage en daarnaast kunnen alle selecties altijd geëxporteerd worden (naar Excel). Maar soms willen gemeentes een eigen rapportage voor specifieke overleggen. Dat kan zijn op basis van bepaalde kenmerken of statussen (bijvoorbeeld: groepeer alle projecten met juridische status ‘in aanbouw genomen’), soms op basis van geografische eigenschappen ‘binnen de ring’ en ‘buiten de ring’, etc. Dit soort maatwerk Excel rapportages worden door gemeentes gebruikt bij overleggen rondom prioritering.

Oplossing: Rapportages

Shintō Labs heeft om die reden een module ontwikkeld voor eigen rapportages waarbij de beleidsmedewerker met een druk op de knop de gewenste rapportage gepresenteerd krijgt. Afhankelijk van hoe generiek de wensen zijn worden deze rapportages standaard aangeboden in het Lab voor andere gemeentes.

Dit zijn negen voorbeelden van functionaliteiten die uit de Labs van de Woningbouw Monitor komen. Er zijn nog meerdere functionaliteiten in ontwikkeling. Mocht je hiervan op de hoogte willen blijven, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of neem gerust contact met ons op.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Blogs

 Testimonials

Foto credit: Michael Bader op Unsplash

Gemeente Land van Cuijk kiest voor de Woningbouw Monitor

/door

De gemeente Land van Cuijk is per 1 januari 2022 ontstaan door een fusie van de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis. Deze fusie vormde een flinke uitdaging voor de verschillende ambtelijke organisaties. Niet alleen moesten processen opnieuw worden ingericht, ook IT-systemen moesten worden geïntegreerd. Voor de beleidsadviseurs wonen bleek dit een goed moment om aan de slag te gaan met de Woningbouw Monitor als centrale plek voor het beheer en de analyse van data rond de woningbouwopgave.

Voor de ingebruikname van de Woningbouw Monitor gebruikten de afzonderlijke gemeenten Excel als middel om data bij te houden over de voortgang van de woningbouwprojecten in de verschillende gemeenten. Na de fusie waren er meerdere Excel spreadsheets met informatie over de voortgang van de woningproductie. Het beheer van die data kostte veel handwerk en met de toenemende belangstelling van bestuur en raad voor actuele inzichten in de voortgang werd dit alleen maar erger. Nog los van het werk om de periodieke provinciale rapportage te verzorgen; een klus die per gemeente ruim een week werk kostte.

Na het bekijken van een webinar van de gemeente Eindhoven nam de gemeente Land van Cuijk contact op met Shintō Labs om te bespreken op welke manier de Woningbouw Monitor ook bij de eigen gemeente ingezet kon worden. Na een presentatie en demonstratie was men snel overtuigd van de voordelen van de oplossing. De flexibiliteit om vele vragen te kunnen beantwoorden over de woningopgave, het makkelijk kunnen beheren van data op 1 centrale plek én het vullen van de ‘provinciematrix’ met 1 druk op de knop, verbetert het (in)zicht op de voortgang en bespaart heel veel tijd.

Meer weten?

Heb je belangstelling voor de Woningbouw Monitor? Wil je zien hoe deze werkt? Neem dan contact met ons op en vraag een demo aan!

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Blogs

 Testimonials

Foto credits: Gemeente Land van Cuijk