Tag Archief van: monitoring

Lens Vastgoed

Zicht op gebruik en misbruik van vastgoed met Apollo

/door
In de complexe wereld van openbare orde en veiligheid is het cruciaal dat gemeenten grip krijgen op fenomenen die de integriteit van de samenleving bedreigen. Een van deze fenomenen is het misbruik van vastgoed, dat vaak gepaard gaat met ondermijnende criminaliteit zoals witwaspraktijken, fraude en illegale kamerverhuur. Om dit effectief te bestrijden, heeft Shintō Labs de Lens Vastgoed ontwikkeld binnen het Apollo platform. Deze lens biedt gemeenten een krachtig hulpmiddel om verdachte patronen in vastgoedgebruik te identificeren en aan te pakken.

We hadden al enige tijd geleden meerdere Design Sprints gedaan op dit onderwerp in samenwerking met meerdere gemeentes, RIEC en politie. Hier waren meerdere prototypes van beschikbaar. Met hulp van ons validatiemodel hebben we gekeken waar de specifieke waarde zit en hoe we de lens effectiever zouden kunnen inzetten. Dit heeft ertoe geleid dat we een beschikbare lens hebben ontwikkeld in ons Apollo platform en daarmee beschikbaar is voor andere deelnemende gemeentes in ons Open Development Programma.

Wat is de Lens Vastgoed?

De Lens Vastgoed is een analysetool binnen Apollo die specifiek is ontworpen om gemeenten te helpen bij het monitoren en beoordelen van vastgoed. De lens richt zich op het identificeren van ongebruikelijke patronen in het gebruik van vastgoed, zoals een bovengemiddeld wijzigen van eigenaar of een opvallende combinatie van indicatoren – die we samen met de experts van de gemeente en het RIEC hebben ontwikkeld. Deze lens is niet alleen nuttig voor het aanpakken van ondermijnende activiteiten, maar biedt ook waardevolle inzichten voor de afdeling ‘vastgoed’ binnen het ruimtelijk domein van de gemeente. Door verdachte vastgoedactiviteiten op te sporen, kunnen gemeenten niet alleen criminaliteit bestrijden, maar ook zorgen voor een gezondere en meer transparante vastgoedmarkt.

Toepassing in de aanpak van ondermijning

Misbruik van vastgoed is een veelvoorkomend verschijnsel in de wereld van ondermijnende criminaliteit. Criminelen gebruiken vastgoed bijvoorbeeld om illegale activiteiten te verhullen of om crimineel verkregen geld wit te wassen. Door het vastgoed te gebruiken als dekmantel, kunnen zij zich mengen in de bovenwereld, wat niet alleen de integriteit van de vastgoedmarkt schaadt, maar ook de sociale cohesie binnen een gemeente ondermijnt. Met de Lens Vastgoed kunnen gemeenten beter grip krijgen en inzichten in het vastgoedgebruik binnen de gemeente. Door deze patronen te analyseren en te vergelijken met data van andere gemeenten of landelijke gemiddelden, kunnen beleidsmedewerkers gericht onderzoek doen en zo bijdragen aan een effectieve aanpak van ondermijning.

Inzicht voor ruimtelijk domein

Naast de rol in de bestrijding van criminaliteit, biedt de lens ook waardevolle inzichten voor de afdeling ‘vastgoed’ in het ruimtelijk domein van een gemeente. Zo kan de lens bijvoorbeeld inzicht geven in de verdeling van vastgoed binnen een wijk of stadsdeel. De gemeente kan vervolgens maatregelen nemen om een evenwichtigere verdeling te bevorderen, wat ook bijdraagt aan de leefbaarheid van de omgeving.

Juridische en ethische Overwegingen

Het gebruik van de Lens Vastgoed binnen Apollo is volledig in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Hoewel de lens gebruik maakt van uitgebreide datasets om verdachte activiteiten op te sporen, bevat het systeem geen financiële of tot personen herleidbare gegevens. Dit zorgt ervoor dat de privacy van betrokkenen wordt gewaarborgd en dat de data alleen wordt gebruikt voor het specifieke doel waarvoor deze is verzameld. Dit is belangrijk omdat gemeenten, net als alle overheidsinstanties, zich moeten houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door zorgvuldig om te gaan met gegevens en deze alleen te gebruiken voor geautoriseerde doeleinden, kunnen gemeenten niet alleen effectief optreden tegen criminaliteit, maar ook hun juridische verplichtingen nakomen.

Conclusie

De Lens Vastgoed binnen Apollo biedt gemeenten een krachtig hulpmiddel om verdachte vastgoedactiviteiten te monitoren en aan te pakken. Of het nu gaat om het bestrijden van ondermijnende criminaliteit of het ondersteunen van ruimtelijke beslissingen, deze lens helpt beleidsmedewerkers om met meer inzicht en effectiviteit te werk te gaan. Door gebruik te maken van geavanceerde data-analyse en in overeenstemming met de privacywetgeving, stelt Apollo gemeenten in staat om zowel de veiligheid als de integriteit van hun vastgoedmarkt te beschermen.

Meer informatie of een demo?

Wil je meer weten over Apollo of zelfs een keer een demonstratie? Check dan de productpagina over Apollo.

Relevante links

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Webinars

Praktijkcases

Productinformatie

Research

Milieu Navigator

Risicogestuurd toezicht bij omgevingsdiensten op basis van data

/door

De omgevingsdiensten in Nederland staan onder druk. Door personeelstekorten en een gebrek aan specialistische kennis bestaan er zorgen over de kwaliteit van het toezicht op bedrijven. Dit probleem is zorgwekkend, omdat de naleving van milieuregels cruciaal is voor de volksgezondheid. Bedrijven die met gevaarlijke stoffen werken worden minder goed gecontroleerd, wat het risico op overtredingen verhoogt. De afschrikkende werking van regelmatige controles neemt af, waardoor de kans op milieuschade toeneemt.

De oorzaak van dit probleem ligt deels in de complexiteit en het brede scala aan taken die omgevingsdiensten moeten uitvoeren. Van toezicht op lozingen tot het saneren van asbest en het handhaven van milieuregels in de bouw- en agrarische sector. Het tekort aan gekwalificeerde medewerkers betekent dat de werkdruk hoog is en dat bepaalde controles simpelweg niet meer worden uitgevoerd. Dit leidt tot een vicieuze cirkel: door te weinig ‘vlieguren’ verliezen medewerkers hun scherpte, wat de kwaliteit van hun werk verder ondermijnt.

Apollo: De Milieu Navigator

Hier komt Apollo in beeld met een innovatieve oplossing: de Milieu Navigator. Dit specifieke stuk software binnen het Apollo platform is ontwikkeld om omgevingsdiensten te ondersteunen bij het risicogestuurd toezicht. Maar wat houdt dit precies in, en hoe kan het de huidige uitdagingen aanpakken?

Milieu Navigator

Milieu Navigator

Risicogestuurd teozicht betekent dat omgevingsdiensten hun beperkte middelen en tijd inzetten waar de risico’s het grootst zijn. In plaats van een standaardprotocol te volgen, stelt de Milieu Navigator van Apollo de diensten in staat om prioriteiten te stellen op basis van datagedreven analyses. Het systeem gebruikt geavanceerde algoritmes en risicomodellen om de meest kritieke locaties en bedrijven te identificeren. Hierdoor kunnen de omgevingsdiensten zich richten op de situaties die de grootste bedreiging vormen voor de volksgezondheid en het milieu.

Efficiëntie door data-integratie

Eén van de belangrijkste voordelen van de Milieu Navigator is de integratie van diverse databronnen. Het platform combineert interne gegevens van de omgevingsdiensten met open data en externe bronnen, zoals milieumeldingen en historische controledata. Dit zorgt voor een volledig overzicht van de risico’s in een bepaald gebied, wat cruciaal is voor een effectieve risicobeoordeling.

Bijvoorbeeld, op basis van technische SBI-codes en de expertise kennis van de milieu-inspecteurs , kan de Milieu Navigator deze informatie direct koppelen aan bedrijven die met gevaarlijke stoffen werken. Het systeem kan vervolgens aanbevelingen doen over welke locaties als eerste gecontroleerd moeten worden met hulp van een risicomodel. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de effectiviteit van de controles.

Veiligheid en transparantie

Daarnaast zorgt de Milieu Navigator ervoor dat omgevingsdiensten kunnen werken volgens de geldende wet- en regelgeving. Het platform ondersteunt de medewerkers bij het volgen van alle benodigde stappen, van de initiële risicobeoordeling tot de rapportage van de resultaten. Bovendien biedt het een transparant overzicht van alle uitgevoerde acties, wat essentieel is voor verantwoording naar gemeenten en provincies.

Conclusie

De uitdagingen waar omgevingsdiensten momenteel voor staan, kunnen niet volledig worden opgelost zonder extra personeel en middelen. Echter, met behulp van de Milieu Navigator van Apollo kunnen diensten hun bestaande middelen veel effectiever inzetten. Door risicogestuurd te werken en gebruik te maken van geavanceerde data-analyse, kunnen de omgevingsdiensten prioriteit geven aan de meest urgente milieuproblemen. Dit verhoogt niet alleen de kwaliteit van de controles, maar draagt ook bij aan een betere bescherming van de volksgezondheid. Apollo biedt hiermee een ondersteuning en bijdrage voor een urgent probleem.

Meer informatie of een demo?

Wil je meer weten over Apollo of zelfs een keer een demonstratie? Check dan de productpagina over Apollo.

Relevante links

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Webinars

Praktijkcases

Productinformatie

Research

Apollo

Een solide informatiepositie voor een effectieve aanpak van ondermijning

/door

Ondermijnende criminaliteit vormt een groeiend probleem voor veel gemeenten. Het is een veelzijdig fenomeen dat alle lagen van de samenleving raakt, van vastgoedfraude in de binnenstad tot drugsdumpingen in het buitengebied. Voor beleidsmedewerkers openbare orde en veiligheid is het een uitdaging om de vele signalen die binnenkomen, snel en accuraat te beoordelen en vervolgens de juiste acties in gang te zetten. Het Apollo platform van Shintō Labs biedt hier een krachtige oplossing voor, door het registreren van signalen en het gebruik van een gestructureerd triageproces.

Signaleren registreren: de eerste stap naar een informatiepositie

Een van de grootste obstakels in de aanpak van ondermijnende criminaliteit is het overzicht houden op de signalen die binnenkomen. Dit kan gaan om meldingen van verdachte activiteiten, patronen die wijzen op georganiseerde criminaliteit, of informatie uit diverse bronnen zoals de politie, buurtpreventieteams en anonieme tips.

In tegenstelling tot een verzameling losse Excels (of mapjes in Outlook) biedt Apollo beleidsmedewerkers een centraal platform waar al deze signalen kunnen worden geregistreerd. In plaats van dat signalen verloren gaan in een wirwar van e-mails, telefoongesprekken of papieren documenten, kunnen ze allemaal op één plek worden opgeslagen en beheerd. Dit centrale registratiesysteem zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien en dat er altijd een compleet en up-to-date overzicht is van de actuele situatie.

Signalen in Apollo

Signalen in Apollo

 

Triage: prioriteiten stellen voor effectief handelen

Nadat signalen zijn geregistreerd, is het belangrijk om ze te beoordelen op hun ernst en prioriteit. Dit is waar triage om de hoek komt kijken. Triage is een proces dat traditioneel in de medische wereld wordt gebruikt om patiënten op basis van urgentie te categoriseren, maar het is ook uiterst effectief in het domein van openbare orde en veiligheid.

Apollo integreert een gestructureerd triageproces dat beleidsmedewerkers helpt om snel te bepalen welke signalen direct actie vereisen en welke verder moeten worden onderzocht. Door gebruik te maken van vooraf ingestelde indicatoren en risicomodellen, die zijn ontwikkeld in samenwerking met criminologen en andere experts, kan het systeem automatisch de meest kritieke signalen naar boven halen. Dit betekent dat beleidsmedewerkers hun aandacht kunnen richten op de meest dringende zaken, zonder dat ze overweldigd worden door de hoeveelheid informatie.

Zo kan het helpen om te weten dat adressen vaker voorgekomen zijn in eerdere dossiers. Om die reden koppelt Apollo de objecten aan elkaar om direct inzichten te krijgen over binnengekomen signalen.

Adressen controleren binnen Apollo

Adressen controleren binnen Apollo

 

Procesondersteuning: van signaal naar actie

Een ander belangrijk aspect van Apollo is de procesondersteuning die het biedt. Nadat een signaal door de triage is gekomen, kan het verder worden verwerkt in een gestructureerd dossier. Dit dossier bundelt alle relevante informatie, zoals eerdere meldingen, gerelateerde incidenten en betrokken personen of organisaties. Het platform ondersteunt de beleidsmedewerker in elke stap van het proces, van het initiële signaal tot het plannen en uitvoeren van interventies.

Daarnaast zorgt Apollo ervoor dat alle acties binnen de wettelijke kaders en gemeentelijke protocollen plaatsvinden. Dit is cruciaal, aangezien er strikte regels gelden voor privacy en gegevensbescherming. Het systeem biedt functies zoals anonimisering en pseudonimisering van gegevens, waardoor beleidsmedewerkers veilig kunnen werken zonder de vertrouwelijkheid van informatie in gevaar te brengen.

Samenwerking en verantwoording

Een van de krachtigste functies van Apollo is de mogelijkheid tot samenwerking. Veiligheidsvraagstukken zijn zelden geïsoleerde problemen en vereisen vaak een gecoördineerde aanpak tussen verschillende afdelingen en organisaties. Met Apollo kunnen beleidsmedewerkers eenvoudig samenwerken met collega’s en externe partners, waardoor de effectiviteit van interventies wordt vergroot.

Ten slotte biedt Apollo uitgebreide mogelijkheden voor rapportage en verantwoording. Dit maakt het mogelijk om op transparante wijze inzicht te geven in de genomen stappen en de behaalde resultaten. Hierdoor kunnen beleidsmedewerkers niet alleen effectiever werken, maar ook beter verantwoording afleggen naar het bestuur en de burgers.

Conclusie

Het Apollo platform van Shintō Labs biedt beleidsmedewerkers openbare orde en veiligheid een krachtig instrument om signalen van ondermijnende criminaliteit effectief te registreren, te beoordelen en aan te pakken. Door een gestructureerd proces te volgen, dat ondersteund wordt door data-analyse en samenwerking, kunnen gemeenten de veiligheid binnen hun grenzen beter waarborgen. Apollo zorgt ervoor dat beleidsmedewerkers de juiste prioriteiten stellen en op een verantwoorde manier handelen, waardoor zij in staat zijn om ondermijnende criminaliteit daadkrachtig aan te pakken.

Meer informatie of een demo?

Wil je meer weten over Apollo of zelfs een keer een demonstratie? Check dan de productpagina over Apollo.

Relevante links

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Webinars

Praktijkcases

Productinformatie

Research

Waarom kiezen voor de Woningbouw Monitor boven Excel?

/door

Excel is net als een Zwitsers zakmes: iedereen heeft er een, het is multi-functioneel en kan ‘bijna alles’, maar om er nou een heel huis mee te bouwen…

Veel gemeenten gebruiken Excel ook voor het bijhouden van de woningproductiegegevens. Excel is zeer nuttig voor het maken van eenvoudige analyses, rapportages, het manipuleren van kleine datasets en het maken van specifieke grafieken. Toch is Excel niet ontwikkeld als een instrument om data in te bewaren – als primaire bron van data en kennis. Ook wij gebruiken Excel, voor kleine calculaties, van budgetten tot projectinschattingen. En als je slechts 3 tot 5 projecten in je gemeente hebt en de status kunt opvragen door een ronde op de fiets te doen, dan volstaat Excel natuurlijk. Maar als je iets meer projecten hebt wordt het beheer van data al snel een uitdaging.

Eerder schreef ik al rondom de woondeals dat er enkele redenen zijn waarom gebruikers van Excel afstappen naar een meer systematische tool. Op verzoek ga ik er in dit blog wat meer op in en geef ik 15 argumenten die onze gebruikers aandragen waarom ze de overstap hebben gemaakt naar onze Woningbouw Monitor:

  1. Generieke spreadsheet versus een specifiek voor woningbouw ontwikkelde applicatie, voor en door beleidsmedwerkers wonen: Het bijhouden en inzicht krijgen in de woningbouwproductie is meer dan alleen rijen en kolommen van getallen. Soms helpt het bijvoorbeeld om de projecten op een kaart te zien, en te filteren op ‘alle sociale huurwoningen’ uit de woondeal sleutelprojecten en direct inzichtelijk te krijgen waar de projecten zich bevinden, in welke fase ze in het proces zitten, wat de laatste wijzigingen zijn ten opzichte van de laatste keer etc. etc. De Woningbouw Monitor is ontwikkeld via onze Design Sprint methode en doorontwikkeld met inmiddels zo’n 30 gemeentes: dóór en vóór beleidsmedewerkers wonen, op lokaal, regionaal en provinciaal niveau.
  2. Real-time samenwerking: Vele handen maken licht werk. Maar dat moet je wel organiseren. Onze Woningbouw Monitor stelt teams in staat om in realtime samen te werken. In tegenstelling tot Excel, waarbij versies heen en weer moeten worden gestuurd, biedt een centrale online omgeving de mogelijkheid voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd in dezelfde omgeving te werken.
  3. Toegankelijkheid: De Woningbouw Monitor is toegankelijk vanaf elke locatie met een internetverbinding en een moderne browser (zoals FireFox, Chrome of Edge). Dit betekent dat u altijd en overal toegang heeft tot uw gegevens, in tegenstelling tot Excel, dat lokaal op een specifieke computer kan zijn opgeslagen, of op een netwerkschijf staat. Er zijn ook gemeentes die hun wethouder toegang geven tot de monitor. Sommigen overwegen zelfs de raad beperkt toegang te geven. Dan wil je wel zeker zijn dat ze naar het juiste actuele beeld kijken en op gecontroleerde wijze.
  4. Gegevensbeveiliging: De Woningbouw Monitor biedt een hoog beveiligingsniveau, zowel door onze eigen ontwikkeling alsook de beveiliging die Azure biedt. Dit is vele malen veiliger dan lokale Excel-bestanden. Met ingebouwde encryptie en geavanceerde toegangscontrolemechanismen kunt u ervoor zorgen dat uw gevoelige projectgegevens veilig zijn. Bovendien kunt u met verschillende gebruikers, verschillende rechten toekennen en de toegang controleren.
  5. Kunnen monitoring: Om goed bij te kunnen houden of de prestatieafspraken gehaald worden en hoe het er voor staat, is het van belang om grip te houden op de ontwikkeling van de informatie. Niet alleen de huidige status is van belang, maar het verloop van projectinformatie. Zo kun je op die manier zien wat de status ‘was’, wat het ‘is’ en op basis daarvan prognotiseren. Alleen zo kun je goed monitoren. Excel biedt die mogelijkheden niet.
  6. Continuïteit: De kennis die vaak in een Excel is gestopt, zit vaak bij één (of enkele) beleidsmedewerkers. Alleen die begrijpt de logica van de Excel, de formules die er in verwerkt zijn, en hoe de draaitabellen zijn opgebouwd. Niet zelden zijn dit personen die of binnen afzienbare tijd met pensioen gaan of mogelijk naar een andere werkgever op zoek zijn. Om de continuïteit te waarborgen, helpt het om mee te liften met een gestandaardiseerde oplossing, waar veel gebruikers zijn en waar je kunt vragen om hulp indien nodig.
  7. Beheer: De Woningbouw Monitor is zeer schaalbaar en wordt door ons in beheer genomen. U kunt eenvoudig meer opslagruimte of meer gebruikers toevoegen zonder dat dit invloed heeft op de prestaties. Ook levert het geen druk op bij de ICT afdeling, omdat wij immers zorgen voor het beheer.
  8. Geschiedenis bijhouden met de audit trail: Onze Woningbouw Monitor houdt een nauwkeurige audit trail bij: hierbij kun je zien wie heeft wat en wanneer gewijzigd. Dit helpt bij de monitoring maar geeft ook zicht op wie welke wijziging gedaan heeft. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en maakt alles inzichtelijk voor verantwoording. Als de opleverjaar of -maand gewijzigd wordt, kan er bovendien een ‘reden van wijziging’ worden opgegeven voor nadere analyses. Lees meer over de audit trail.
  9. Integraties met andere systemen: De Woningbouw Monitor is een cloud gebaseerd systeem met een beschikbare API. De data kan naadloos geïntegreerd worden met andere softwaretools. Zo hebben wij al gekoppeld met ondermeer Esri, Primavera en Geoserver. Dat kan rechtstreeks via een REST API of met tussenstap waarbij bestanden op specifieke plek gezet wordt. Ook kan de data altijd eenvoudig geexporteerd worden in Excel of CSV.
  10. Versiebeheer en backups: Met de Woningbouw Monitor is versiebeheer en het backupen van data automatisch geregeld. U kunt eerdere versies van projecten bekijken, met hulp van de tijdmachine naar een specifieke datum en indien nodig een volledige backup van de data terugzetten. Kortom, u hoeft zich geen zorgen te maken over het per ongeluk overschrijven van belangrijke gegevens wat een reëel risico is met Excel.
  11. Kwaliteit van de data en gegevensconsistentie: Bij het gebruik van de Woningbouw Monitor zijn alle gebruikers altijd op de hoogte van de meest recente gegevens – één centrale waarheid – wat zorgt voor consistentie en vermindert de kans op verwarring of fouten die kunnen optreden bij het gebruik van meerdere Excel-bestanden. Ook worden de kenmerken met hulp van ‘selectievelden’ gedaan en waar mogelijk controles gedaan met hulp van de BAG, waardoor typefouten, dubbelingen, etc. tot het verleden behoren. Dit is een stuk lastiger in te richten in Excel.
  12. Geavanceerde analysefuncties De Woningbouw Monitor is ontwikkeld in Python en R – wat veel gebruikt wordt in de wetenschappelijke wereld en Machine Learning / Kunstmatige Intelligentie ontwikkeling. Bovendien is de Woningbouw Monitor op het Azure platform – wat toegang biedt tot de Cognitive Services – waardoor we een belangrijke kennisbron kunnen aanspreken, inclusief nieuwe ontwikkelingen zoals ChatGPT. Dit wordt gebruikt bij het maken van analyses en biedt de mogelijkheid om prognoses e.d. te maken.
  13. Ondersteuning waar nodig: De Woningbouw Monitor wordt door ons ontwikkeld en voorzien van updates. Ook hebben wij een support kanaal met video’s, tekstuele uitleg en een support kanaal als je er niet uitkomt.
  14. Lokaal, regionaal en op provinciaal overzicht: De Woningbouw Monitor wordt inmiddels naast lokaal (gemeentelijk) niveau ook in regio’s gebruikt, zoals het Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE). De Woningbouw Monitor zorgt ervoor dat de data van de lokale en regionale monitoren automatisch gesynchroniseerd worden op de verschillende niveau’s. Tegelijkertijd houdt u als lokale gemeente wel regie over uw eigen data waarbij u kunt aangeven welke projecten u in meer of mindere mate wil delen – zodat wel de aantallen op regionaal niveau inzichtelijk worden, zonder de details. Ook de aansluiting bij de provincies wordt door ons gefaciliteerd. Zowel de ‘met-een-druk-op-de-knop’ provincie rapportage, als de mogelijkheid voor provincies om alle onderliggende regio’s en gemeentes op verschillende niveau’s inzichtelijk te krijgen.
  15. Community en doorontwikkeling: Tot slot, de Woningbouw Monitor wordt ontwikkeld samen met deelnemende gemeentes en in afstemming met provincies. Je kunt – als je wil – in contact komen met vele gebruikers van de Woningbouw Monitor, om ervaringen uit te wisselen, ideeën te bespreken en invloed uitoefenen op de roadmap.

Zijn er dan alleen maar nadelen aan het gebruik van Excel ten opzichte van de Woningbouw Monitor? Dat is uiteraard niet het geval. De flexibiliteit van Excel geeft grote vrijheid om eindeloos de dingen te doen waar Excel goed in is: cijfers in rijen en kolommen. Zoals snel getallen aanpassen, kleine formules toevoegen, draaitabellen maken, de VLOOKUP’s, etc. Uiteraard heeft dat consequenties, maar die flexibiliteit is natuurlijk zeer aantrekkelijk.

Gelukkig heeft de Woningbouw Monitor voor de doorgewinterde Excel-fans nog een escape: je kunt de data altijd nog exporteren naar een Excel file mocht je dat graag willen en de bulk-editor net niet doen wat je wil. Het is en blijft immers jullie data.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Nieuws

Blogs

Testimonials

Photo by Rubaitul Azad on Unsplash

Waarom een audit trail nodig is bij de monitoring van woningbouwprojecten

/door

Aan het uiteindelijk opleveren van een woning liggen bij een gemeente complexe processen ten grondslag. Door het toenemende maatschappelijke belang is het voor een beleidsmedewerker wonen bij een gemeente de monitoring van die processen essentieel om de voortgang, beslissingen en wijzigingen in deze woningbouwprojecten te kunnen volgen. Een van de redenen van de complexiteit is dat plannen nogal eens wijzigen, zo ook de wet- en regelgeving, de politieke wind, de ambitie, wensen en eisen. Hoe weet je nog precies wat de status is van een bepaald project? Wat er verandert is sinds de laatste rapportage? Een audit trail, ofwel een geschiedenis, of log, van woningbouwprojecten is daarom cruciaal. In onze Woningbouw Monitor hebben wij deze audit trail al enkele jaren in ontwikkeling om beleidsadviseurs wonen te kunnen ondersteunen.

5 reden voor een audit trail

Waarom zou je een audit trail van je woningbouwprojecten überhaupt moeten willen? Een aantal argumenten op een rij:

  1. Transparantie en verantwoording Een audit trail zorgt voor transparantie en helpt beleidsmedewerkers verantwoording af te leggen over de voortgang en resultaten van woningbouwprojecten. Het biedt inzicht in de wijzigingen die gemaakt zijn, de redenen als er sprake is van vertraging en de betrokken personen of partijen. Dit maakt het mogelijk om verantwoording af te leggen aan de raad en wethouders, en vergroot bovendien het vertrouwen bij stakeholders, zoals bewoners, woningcorporaties en ontwikkelaars.
  2. Efficiëntie en tijdsbesparing Het bijhouden van een audit trail kan de efficiëntie van het beheer van woningbouwprojecten verbeteren. Het biedt een gestructureerde manier om projectinformatie te ordenen, waardoor het eenvoudiger wordt om snel zicht te krijgen op welke wijzigingen er bij een project zijn gebeurd. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten als gevolg van onoverzichtelijke of inconsistente informatie. Zo kun je makkelijk zien: ‘wie heeft het laatst iets gewijzigd hier?’, maar ook ‘welke projecten hebben we afgelopen half jaar niet gewijzigd’ om betere kwaliteit te houden.
  3. Continue monitoring Een audit trail maakt het mogelijk om te leren van eerdere ervaringen en successen of – waarschijnlijker – knelpunten in woningbouwprojecten te identificeren. Dit stelt beleidsmedewerkers in staat om eerder problemen te signaleren en in te grijpen om de beoogde doelstellingen toch te kunnen halen. .
  4. Inventariseren van knelpunten Het bijhouden van een audit trail helpt beleidsmedewerkers bij het identificeren en beheersen van risico’s. Het geeft inzicht in problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan, waardoor proactief ingespeeld kan worden op mogelijke uitdagingen. Dit draagt bij aan het succes van een project en voorkomt onvoorziene problemen. Een voorbeeld hiervan is de ‘reden waarom het oplevermoment gewijzigd is’. Op basis van die data kunnen risico’s beter in beeld worden gebracht.
  5. Gesprek voeren op basis van feiten: Een audit trail kan dienen als een soort ‘bewijsmateriaal’, een log van alle wijzigingen die bijgehouden zijn. Dit is nuttig bij gesprekken over woningbouwprojecten, kritische vragen vanuit de wethouder of raad, of prestatieafspraken een woningcorporatie of provincie. Door nauwkeurige documentatie van alle wijzigingen kunnen beleidsmedewerkers aantonen wat er initieel aangegeven was, wat er gewijzigd is en waarom.

Samenvattend is het bijhouden van een audit trail voor woningbouwprojecten van groot belang voor beleidsmedewerkers wonen. Het bevordert transparantie, verantwoording, efficiëntie, continue verbetering, risicobeheer en is cruciaal voor het goed monitoren van de woningbouw productie en het halen van de woondeals.

Hoe werkt dit in de Woningbouw Monitor?

De Woningbouw Monitor hebben we enkele jaren in ontwikkeling en sinds versie 3.0 hebben we ook deze audit trail beschikbaar gesteld voor onze gebruikers.

De audit trail in de Woningbouw Monitor houdt feitelijk alle wijzigingen bij van de gebruikers op ’transactie niveau’: er wordt een log bijgehouden van wie heeft wat, wanneer gewijzigd, en bij bepaalde eigenschappen ook waarom.

Hoe komt dat terug in de Woningbouw Monitor?

Tijdscapsule

Een van de meest eenvoudige manieren hoe dit toegepast kan worden is de Tijdcapsule. De Tijdscapsule  is onderdeel van de filters binnen de Woningbouw Monitor en biedt de mogelijkheid om te kijken wat de woningproductie-stand was op een bepaald moment in de tijd. De resultaat hiervan werkt door op de resultaten in de kaart, lijst, overzichten, etc. Zo kun je eenvoudig een uitdraai maken van de woningproductie op een bepaalde stand.

Tijdscapsule in de Woningbouw Monitor

Figuur 1: Tijdscapsule in de Woningbouw Monitor

Peildata: van boeggolf naar verklarende analyses

Een andere manier hoe de audit trail gebruikt kan worden is om de boeggolf inzichtelijk te maken en daarna ook te verklaren. De boeggolf kenmerkt zich doordat cijfermatig de woningproductie de eerste jaren toeneemt en daarna weer afneemt – of anders gezegd: “maar vólgend jaar komen er veel woningen bij!” maar dat schuift ieder jaar weer op…

Het vervelende van de boeggolf is dat het overal voorkomt, maar het slecht te verklaren is. Met hulp van de peildata  kun je de woningproductie gegevens inzichtelijk maken op verschillende peildata en daar vervolgens de oorzaken van verschuiving inzichtelijk maken.

Boeggolf

Figuur 2: Peildata met de boeggolf

Vanuit de peildata kun je doorklikken naar de oorzaken. Deze oorzaken laten zien welke geregistreerde redenen van vertragingen (of versnellingen) vastgelegd zijn. Dit geeft een eerste indicatie in de bestaande projecten welke redenen van vertraging er zijn.

Oorzaken van de boeggolf

Figuur 3: Oorzaken van vertraging

Mocht je verder willen onderzoeken wat de oorzaken zijn, dan kun je op projectniveau de details

Projectoverzicht: Audit trail

Naast analyses op het gemeenteniveau kan je bij projecten meer in detail zien wat de audit trail is. Je kunt in een overzicht zien wie, wat, wanneer gewijzigd heeft. Dit kan in een tijdslijn of in een lijst, binnen een gekozen periode en met keuze van aggregatie niveau en kolommen. Op deze manier kan je een goed beeld krijgen wat er verandert is per project.

Figuur 4: audit trail op project niveau

Provincie rapportage: status voorgaande jaar

Tot slot, de provincierapportage. De provincie wil graag ook informatie hebben over wat de stand was in een bepaalde gemeente op een bepaald moment, om de vergelijking over tijd te maken. In sommige provincies is het ook een verplicht onderdeel van de jaarlijkse provinciale rapportage. In de schermafbeelding hieronder zie je een voorbeeld uit de provincie Noord-Brabant, waar gevraagd wordt wat de stand is van de totale woningbouw capaciteit op 1 januari in het voorgaande jaar. Dit soort overzichten kunnen met één druk op de knop gegenereerd worden.

In conclusie benadrukt het belang van een audit trail in woningbouwprojecten voor beleidsmedewerkers wonen. Het zorgt voor transparantie, verantwoording, efficiëntie, continue monitoring en risicobeheer, terwijl het ook gesprekken structureert omdat het op data gebaseerd is. Het hebben van een audit trail is dus een essentiële stap voor beleidsmedewerkers die streven naar succesvolle en duurzame woningbouwprojecten en het monitorn van prestatieafspraken en woondeals. Bij de Woningbouw Monitor hebben wij enkele hulpmiddelen geïmplementeerd om hierbij te ondersteunen.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Blogs

 Testimonials

Foto credit: Pedro Miranda op Unsplash

Monitoren van woondeals met hulp van data-analyse

/door

Volgens onderzoek van  adviesbureau Capital Value zal het totale woningtekort in 2025 zijn opgelopen tot ongeveer 400.000 woningen. Met de Nationale Woon- en Bouwagenda wil minister De Jonge het landelijk woningtekort aanpakken. Deze agenda kent een regionale vertaling in zogeheten woondeals. Dit zijn afspraken tussen de betrokken partijen om de woningbouwopgave in 35 regio’s aan te pakken.  Hierin staan, naast de afspraken over het aantal te bouwen en transformeren woningen, ook de locaties, het aandeel betaalbare woningen, het percentage sociale huur en afspraken over de huisvesting van speciale aandachtsgroepen. De woondeals vormen daarmee de basis voor de aanpak voor de komende jaren. In deze blog bespreken we het belang van data en data-analyse bij het monitoren van de voortgang en het realiseren van de doelstellingen uit deze woondeals.

Wat zou je kunnen monitoren?

Waar sta je: inzicht in de huidige situatie

Data-analyse biedt gemeenten en provincies inzicht in de huidige situatie van de woningmarkt en de specifieke woonbehoeften van hun inwoners. Dit inzicht helpt om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en prioriteiten te stellen bij het ontwikkelen en uitvoeren van woonbeleid. Door een grondige analyse van beschikbare data kunnen gemeenten bijvoorbeeld bepalen welke wijken de grootste behoefte hebben aan betaalbare woningen of waar er een tekort is aan sociale huurwoningen.

Waar ga je naartoe: voorspellen van haalbaarheid woondeals

Data-analyse helpt niet alleen bij het in kaart brengen van de huidige situatie, maar ook bij het voorspellen van toekomstige woonbehoeften. Door demografische gegevens, economische trends en andere relevante factoren te analyseren, kunnen gemeenten anticiperen op veranderingen in de vraag naar woningen. Zo kunnen zij beter plannen voor de toekomst en zorgen voor een evenwichtig en toekomstbestendig woningaanbod. En voorspellen ligt dichterbij dan je zou denken: door het slim combineren van datasets zoals de BAG en het CBS en dat naast de eigen woningproductiegegevens te leggen kan inzicht verkregen worden of de beoogde doelstellingen in de woondeals met de huidige plannen gerealiseerd kunnen worden.

Liggen we op koers: monitoren van voortgang woondeals

Data-analyse is van cruciaal belang voor het monitoren van de voortgang bij het realiseren van woondeal doelstellingen. Door het bijhouden van de woningproductiegegevens en systematisch te meten en analyseren, kunnen gemeenten de effectiviteit van hun beleid beoordelen en eventuele knelpunten of vertragingen snel identificeren. Dit stelt beleidsadviseurs in staat om blokkades tijdig bij te signaleren en met de stakeholders het gesprek aan te gaan om te kijken hoe er versneld kan worden.

Hoe hebben we het gedaan: transparantie en verantwoording

Veel beleidsmedewerkers worden geacht uitleg te geven waarom bepaalde doelstellingen niet gehaald zijn, terwijl ‘de cijfers er vorig jaar zo gunstig uit zagen’. Het klassieke ‘boeggolf-effect’ speelt overal. Echter, het gebruik van data en data-analyse stelt gemeenten in staat om transparant te zijn over hun vorderingen bij het realiseren van woondeal-doelstellingen en de boeggolf te verklaren. Door iedere wijziging in de woningproductiegegevens als transactie vast te leggen en de redenen te registreren waarom projecten vertragen (of – soms ook – versnellen), kan er een nauwkeurig beeld gekregen worden hoe de boeggolf tot stand komt en waarom bepaalde projecten vertraging hebben opgelopen.

Wat weten onze partners: samenwerking en kennisuitwisseling

Data-analyse kan ook de samenwerking en kennisuitwisseling tussen gemeenten en andere stakeholders bevorderen. Door data en analyses te delen met andere betrokken partijen, zoals woningcorporaties en projectontwikkelaars, kunnen gemeenten zorgen voor een betere afstemming en samenwerking. Dit kan leiden tot een efficiëntere uitvoering van de woondeals en een hogere kans op succes.

Maar hoe dan?

Nu we vastgesteld hebben dat het monitoren van de woondeals noodzakelijk is en houvast geeft in de uitvoering van Met de Nationale Woon- en Bouwagenda, blijft de vraag hoe je dit het beste kunt organiseren. Veel gemeentes zijn ooit gestart met een spreadsheet.

Van spreadsheet tot aan Woningbouw Monitor

Veel gemeentes en provincies maken gebruik van Excel spreadsheets voor data analyses. Laten we eerlijk zijn – wie niet. Het is dan ook een krachtig spreadsheetprogramma dat geschikt is voor een breed scala aan taken voor het uitvoeren van berekeningen en voor het werken met kleine en tijdelijke datasets. Toch zijn er enkele redenen waarom onze gebruikers spreadsheets niet het ideale gereedschap vinden voor de bovenliggende doelstellingen. Enkele redenen die onze gebruikers aandragen:

  1. Gebrek aan gegevensintegriteit: Spreadsheets bieden beperkte mogelijkheden om de consistentie en kwaliteit van gegevens te waarborgen.
  2. Individueel gegevens bijhouden: Spreadsheets zijn niet ontworpen voor meerdere (laat staan gelijktijdige) toegang door meerdere gebruikers, wat kan leiden tot conflicten en gegevensverlies.
  3. Kennis vaak bij één persoon: De kennis die verpakt is in een spreadsheet (“wat betekent dit kolom ook alweer..?”) zit vaak in de hoofden van de persoon die de spreadsheet gemaakt heeft. Als de persoon in kwestie vertrekt of met pensioen gaat, gaat ook de kennis van de spreadsheet verloren.
  4. Handmatig data bijhouden: Voor bovengenoemde scenario’s is het nodig om actuele datasets in te lezen (zoals de BAG). Om dat naast de productiegegevens en de woondeals te leggen en de voortgang te monitoren. In spreadsheets zal daar handmatig werk voor verricht moeten worden.
  5. Complexiteit van gegevensopslag: Spreadsheets maakt gebruik van een platte gegevensstructuur (rijen en kolommen), wat niet ideaal is voor het opslaan en beheren van complexe en genormaliseerde gegevens. Ook de gelaagdheid (zoals deelprojecten) zijn lastig te beheren in spreadsheets.
  6. Beperkte analysemogelijkheden: Hoewel spreadsheets basis filter- en zoekfuncties biedt, zijn de mogelijkheden beperkt in vergelijking met de krachtige analyses die bepaalde data-analyse oplossingen bieden. Complexe queries, alternatieve bevragingen en zelfs voorspellingen vragen een ander gereedschap.
  7. Combineren van datasets in de regio:Om samen te werken in de regio en een regionaal beeld te krijgen (en rapporteren aan de provincie) is het noodzakelijk om gegevens van de gemeentes in de regio te combineren in één overzicht. Als iedere gemeente een eigen spreadsheet heeft met hun eigen definities, zal het combineren daarvan een complexe en tijdrovende klus zijn.
  8. Geen automatische back-ups: Spreadsheets bieden geen ingebouwde functies voor het automatisch maken van back-ups van gegevens. Dit kan leiden tot verlies van cruciale gegevens als er geen handmatige back-ups worden gemaakt.

Conclusie: hoewel spreadsheets geschikt zijn voor kleine datasets en eenvoudige taken, is het niet de beste keuze als database voor het opslaan, beheren en analyseren van complexe en omvangrijke gegevens. ‘Zijn er dan helemaal geen voordelen aan spreadsheets programma?’ werd mij laatst gevraagd. Uiteraard heeft ieder gereedschap zo zijn voor en nadelen. Bij spreadsheets is de mate van flexibiliteit (‘even een kolom toevoegen, een cel aanpassen, een rij verwijderen’) natuurlijk ongekend. Die snelheid en flexibiliteit is de reden van de populariteit van de spreadsheetprogramma’s. Het is tevens de achilleshiel.

Ons alternatief: de Woningbouw Monitor

Om bovenstaande monitoring wensen te ondersteunen en de risico’s van spreadsheets te voorkomen hebben wij in co-creatie met inmiddels zo’n 30 gemeentes de Woningbouw Monitor ontwikkeld. Een aantal kenmerken van deze oplossing op een rij:

  1. Gegevensintegriteit: De Woningbouw Monitor biedt functies zoals validatieregels, selectiemogelijkheden, koppelingen met de BAG en transactiecontroles die de betrouwbaarheid van de gegevens verbeteren en het risico op fouten verminderen.
  2. Samenwerken aan dezelfde gegevens: De Woningbouw Monitor is specifiek ontworpen voor meerdere (én gelijktijdige) gebruikers, uiteraard met de nodige autorisatieregels dat niet iedereen overal bij kan.
  3. Continuïteit qua kennis: Met de Woningbouw Monitor maak je deelgenoot van een community van gebruikers die kennis en ervaring hebben over het gebruik van de Woningbouw Monitor.
  4. Data actualisatie: Centrale datasets (zoals de BAG en CBS) worden door ons automatisch geactualiseerd. Daar heeft u geen omkijken naar. Alleen de woningproductiegegevens dient u zelf bij te houden. Met hulp van autorisatiemodellen kunt u deze verantwoordelijkheid ook bij de betreffende mensen beleggen om de werkdruk te verdelen.
  5. Gelaagde gegevensopslag: De Woningbouw Monitor maakt onderscheid tussen Projecten en Deelgebieden om de data ‘logisch’ op te knippen en de juiste informatie op het juiste niveau bij te houden.
  6. Uitgebreide analysemogelijkheden: Onze applicatie is ontwikkeld in ‘R’, de programmeertaal van statistici en onderzoekers. We hebben de meest gestelde vragen en analysemogelijkheden kant en klaar beschikbaar in de monitor en er wordt actief doorontwikkeld om meer analysemogelijkheden beschikbaar te maken.
  7. Regionale Woningbouw Monitor: Indien een regio gebruik maakt van de Woningbouw Monitor, kunnen wij de regionale omgeving automatisch vullen op basis van de deelnemende gemeentes. Daarbij heeft iedere gemeente zelf ook een eigen omgeving voor het bijhouden van hun productiegegevens en monitoren van hun lokale doelstellingen. Met hulp van autorisatie kan er bepaald worden welke informatie met de regio gedeeld wordt en wat niet (waarbij de aantallen in dat geval alleen op hoog abstract niveau gedeeld worden, zodat de totaal aantallen in de regio kloppen). Inmiddels maken meerdere regio’s gebruik van onze Woningbouw Monitor.
  8. Automatische back-ups: Ons cloud platform is veilig en maakt dagelijks, wekelijks en maandelijks backups.
  9. Woningbouwopgave specifieke innovaties: Wij hebben vorig jaar het Labs programma gestart om woningbouwopgave specifieke innovaties te toetsen en beschikbaar te stellen aan deelnemende gemeentes. Wij blijven investeren in dit product om jullie beter in staat te stellen om jullie werk goed te kunnen doen.
  10. Community & Co-creatie: Tot slot, de Woningbouw Monitor wordt ontwikkeld samen met deelnemende gemeentes en in afstemming met provincies. Je kunt – als je wil – in contact komen met vele gebruikers van de Woningbouw Monitor, om ervaringen uit te wisselen, ideeën te bespreken en invloed uitoefenen op de roadmap.

Conclusie

Om het woningtekort aan te pakken zijn er vele  woondeals gesloten. Om hier goed grip op te krijgen en de doelstellingen te monitoren is het noodzakelijk om de juiste data, datasets en analysetools te gebruiken. Voor gemeentes die een volgende stap willen maken in data-analyse, zou onze Woningbouw Monitor een oplossing kunnen zijn. Wil je een keer een demo zien? Laat ons dat dan hier weten! Of kijk een van de webinars terug waarin gebruikers hun verhalen delen.

Zie ook

Webinar

Whitepapers

Blogs

 Testimonials