Aan het uiteindelijk opleveren van een woning liggen bij een gemeente complexe processen ten grondslag. Door het toenemende maatschappelijke belang is het voor een beleidsmedewerker wonen bij een gemeente de monitoring van die processen essentieel om de voortgang, beslissingen en wijzigingen in deze woningbouwprojecten te kunnen volgen. Een van de redenen van de complexiteit is dat plannen nogal eens wijzigen, zo ook de wet- en regelgeving, de politieke wind, de ambitie, wensen en eisen. Hoe weet je nog precies wat de status is van een bepaald project? Wat er verandert is sinds de laatste rapportage? Een audit trail, ofwel een geschiedenis, of log, van woningbouwprojecten is daarom cruciaal. In onze Woningbouw Monitor hebben wij deze audit trail al enkele jaren in ontwikkeling om beleidsadviseurs wonen te kunnen ondersteunen.

5 reden voor een audit trail

Waarom zou je een audit trail van je woningbouwprojecten überhaupt moeten willen? Een aantal argumenten op een rij:

1. Transparantie en verantwoording Een audit trail zorgt voor transparantie en helpt beleidsmedewerkers verantwoording af te leggen over de voortgang en resultaten van woningbouwprojecten. Het biedt inzicht in de wijzigingen die gemaakt zijn, de redenen als er sprake is van vertraging en de betrokken personen of partijen. Dit maakt het mogelijk om verantwoording af te leggen aan de raad en wethouders, en vergroot bovendien het vertrouwen bij stakeholders, zoals bewoners, woningcorporaties en ontwikkelaars.
2. Efficiëntie en tijdsbesparing Het bijhouden van een audit trail kan de efficiëntie van het beheer van woningbouwprojecten verbeteren. Het biedt een gestructureerde manier om projectinformatie te ordenen, waardoor het eenvoudiger wordt om snel zicht te krijgen op welke wijzigingen er bij een project zijn gebeurd. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten als gevolg van onoverzichtelijke of inconsistente informatie. Zo kun je makkelijk zien: ‘wie heeft het laatst iets gewijzigd hier?’, maar ook ‘welke projecten hebben we afgelopen half jaar niet gewijzigd’ om betere kwaliteit te houden.
3. Continue monitoring Een audit trail maakt het mogelijk om te leren van eerdere ervaringen en successen of – waarschijnlijker – knelpunten in woningbouwprojecten te identificeren. Dit stelt beleidsmedewerkers in staat om eerder problemen te signaleren en in te grijpen om de beoogde doelstellingen toch te kunnen halen. .
4. Inventariseren van knelpunten Het bijhouden van een audit trail helpt beleidsmedewerkers bij het identificeren en beheersen van risico’s. Het geeft inzicht in problemen die zich in het verleden hebben voorgedaan, waardoor proactief ingespeeld kan worden op mogelijke uitdagingen. Dit draagt bij aan het succes van een project en voorkomt onvoorziene problemen. Een voorbeeld hiervan is de ‘reden waarom het oplevermoment gewijzigd is’. Op basis van die data kunnen risico’s beter in beeld worden gebracht.
5. Gesprek voeren op basis van feiten: Een audit trail kan dienen als een soort ‘bewijsmateriaal’, een log van alle wijzigingen die bijgehouden zijn. Dit is nuttig bij gesprekken over woningbouwprojecten, kritische vragen vanuit de wethouder of raad, of prestatieafspraken een woningcorporatie of provincie. Door nauwkeurige documentatie van alle wijzigingen kunnen beleidsmedewerkers aantonen wat er initieel aangegeven was, wat er gewijzigd is en waarom.

Samenvattend is het bijhouden van een audit trail voor woningbouwprojecten van groot belang voor beleidsmedewerkers wonen. Het bevordert transparantie, verantwoording, efficiëntie, continue verbetering, risicobeheer en is cruciaal voor het goed monitoren van de woningbouw productie en het halen van de woondeals.

Hoe werkt dit in de Woningbouw Monitor?

De Woningbouw Monitor hebben we enkele jaren in ontwikkeling en sinds versie 3.0 hebben we ook deze audit trail beschikbaar gesteld voor onze gebruikers.

De audit trail in de Woningbouw Monitor houdt feitelijk alle wijzigingen bij van de gebruikers op ’transactie niveau’: er wordt een log bijgehouden van wie heeft wat, wanneer gewijzigd, en bij bepaalde eigenschappen ook waarom.

Hoe komt dat terug in de Woningbouw Monitor?

Tijdscapsule

Een van de meest eenvoudige manieren hoe dit toegepast kan worden is de Tijdcapsule. De Tijdscapsule  is onderdeel van de filters binnen de Woningbouw Monitor en biedt de mogelijkheid om te kijken wat de woningproductie-stand was op een bepaald moment in de tijd. De resultaat hiervan werkt door op de resultaten in de kaart, lijst, overzichten, etc. Zo kun je eenvoudig een uitdraai maken van de woningproductie op een bepaalde stand.

Figuur 1: Tijdscapsule in de Woningbouw Monitor

Peildata: van boeggolf naar verklarende analyses

Een andere manier hoe de audit trail gebruikt kan worden is om de boeggolf inzichtelijk te maken en daarna ook te verklaren. De boeggolf kenmerkt zich doordat cijfermatig de woningproductie de eerste jaren toeneemt en daarna weer afneemt – of anders gezegd: “maar vólgend jaar komen er veel woningen bij!” maar dat schuift ieder jaar weer op…

Het vervelende van de boeggolf is dat het overal voorkomt, maar het slecht te verklaren is. Met hulp van de peildata  kun je de woningproductie gegevens inzichtelijk maken op verschillende peildata en daar vervolgens de oorzaken van verschuiving inzichtelijk maken.

Figuur 2: Peildata met de boeggolf

Vanuit de peildata kun je doorklikken naar de oorzaken. Deze oorzaken laten zien welke geregistreerde redenen van vertragingen (of versnellingen) vastgelegd zijn. Dit geeft een eerste indicatie in de bestaande projecten welke redenen van vertraging er zijn.

Figuur 3: Oorzaken van vertraging

Mocht je verder willen onderzoeken wat de oorzaken zijn, dan kun je op projectniveau de details

Projectoverzicht: Audit trail

Naast analyses op het gemeenteniveau kan je bij projecten meer in detail zien wat de audit trail is. Je kunt in een overzicht zien wie, wat, wanneer gewijzigd heeft. Dit kan in een tijdslijn of in een lijst, binnen een gekozen periode en met keuze van aggregatie niveau en kolommen. Op deze manier kan je een goed beeld krijgen wat er verandert is per project.

Figuur 4: audit trail op project niveau

Provincie rapportage: status voorgaande jaar

Tot slot, de provincierapportage. De provincie wil graag ook informatie hebben over wat de stand was in een bepaalde gemeente op een bepaald moment, om de vergelijking over tijd te maken. In sommige provincies is het ook een verplicht onderdeel van de jaarlijkse provinciale rapportage. In de schermafbeelding hieronder zie je een voorbeeld uit de provincie Noord-Brabant, waar gevraagd wordt wat de stand is van de totale woningbouw capaciteit op 1 januari in het voorgaande jaar. Dit soort overzichten kunnen met één druk op de knop gegenereerd worden.