8 lessen uit de Shintō Labs Design Sprint
Hoe kunnen lokale en centrale overheden innoveren om zich te ontwikkelen als datagedreven organisaties? We ontwierpen een bijzonder pragmatische aanpak, initieel gebaseerd op de Google Ventures Sprint methode, maar gelokaliseerd naar onze context en in het bijzonder gericht op het valideren van data hypotheses.
Het uitgangspunt is even eenvoudig als effectief: in 5 dagen zetten we een challenge om in een gevalideerd prototype.
Behalve prachtige resultaten heeft dit ons waardevolle inzichten opgeleverd. Transparantie is een belangrijk onderdeel van wie we zijn. Daarom delen we de 8 belangrijkste lessen, om van elkaar te leren en om de discussie te voeden.
- Start with why: kies een goede challenge
- It’s all about the people: vind het juiste team
- Keep the pace: focus en voortgang
- Stel resultaat boven perfectie
- Iedereen denkt en stemt mee, de beslisser beslist
- Ontwerp buiten, presenteer binnen
- Bewijsvoering boven spiegeltjes en kraaltjes
- Have fun!
1. Start with why: kies een goede challenge
“Start with why” – aldus Simon Sinek. Meneer Sinek gebruikt het in de context van bedrijfsmodellen en hoe bedrijven zoals Apple hun boodschap verpakken om een breder publiek te bereiken. En zo gek is die uitspraak natuurlijk niet. Aan de basis van iedere beslissing en investering hoort een gezonde vraag te liggen: waarom doen we dit?
Het startpunt van de Design Sprint is een goede challenge: een probleem of vraagstuk dat uitdagend genoeg is, aanspreekt, te vertalen is naar een hoger liggend doel (waarom doen we dit), te vertalen is naar één of meerdere data hypotheses en bovendien waarde oplevert voor specifieke gebruikers.
De Design Sprint is een bewezen goede aanpak om een mooie challenge om te zetten naar een toetsbaar prototype. Het is echter wel noodzakelijk om te bedenken waar een sprint jouw organisatie mee zou kunnen helpen. Soms helpt een Sprint om in kleine stappen naar een specifiek doel te komen, maar soms kan het ook helpen om een richting zonder enige doel te verkennen. In elk geval blijkt dat het identificeren van een challenge voordat je een Sprint in gaat een succesfactor te zijn.
Recentelijk waren we bij de gemeente Eindhoven die de volgende challenge hadden benoemd: de kans op milieuovertredingen nog verder te verkleinen door proactief risicovolle bedrijven in kaart te brengen en slim gebruik te maken van data binnen en buiten de gemeente Eindhoven. Een in de basis vrij algemene challenge maar met voldoende sturing, uitdaging en complexiteit in zich. Kortom, perfect voor een Design Sprint. Dit was ook het uitgangspunt om via de Design Sprint een prototype te ontwikkelen en te kijken of we via het combineren van bronnen deze bedrijven inzichtelijk konden maken.
We helpen overheidsorganisaties ook bij het expliciteren van deze challenge. Het hoeft niet van tevoren helemaal uitgespeld te worden: de precieze formulering van de challenge wordt op dag 1 van de Design Sprint boven tafel gehaald en zorgvuldig geformuleerd. Feit blijft wel dat ervaring ons geleerd heeft de eerste vraag te stellen: waarom willen jullie een Sprint wil doen?
2. It’s all about the people: vind het juiste team
De kracht van de Design Sprint komt goed tot zijn recht als er een multidisciplinair team bij betrokken is. Het samenspel tussen de gemeente en het Design Team van Shintō bepaalt in grote mate het succes. De ideale omvang van een team is 5 tot 8 personen. Met minder personen verlies je aan creativiteit en verschillende input, met meer personen zijn er te veel koks die de brij verzouten.
Het Shintō Team wordt vertegenwoordigd door een Sprint Master en de Data Scientist. De Sprint Master faciliteert de Design Sprint, bewaakt de voortgang en houdt het doel in de gaten. De Data Scientist analyseert de data, valideert de data hypotheses en ontwikkelt de benodigde algoritmes om tot de validatie te kunnen komen.
Vanuit de gemeente bestaat het team typisch uit de ‘business-owner’, een Informatie- of systeembeheerder en een informatieanalist. De business heeft de rol als opdrachtgever en krijgt een bijzondere taak in het proces: beslisser (even onthouden als je wil, komt zo direct terug). De informatiebeheerders leveren naast creatieve input vooral ook kennis over bestaande systemen en databronnen in. De informatieanalist heeft de kennis om systeemoverstijgend te redeneren in oplossingen die voor de gemeente relevant is.
Essentieel is dat er een team staat met de wil en ambitie om in korte tijd een nieuw prototype te bedenken. In het creatieve proces dat onder grote druk staat is geen ruimte voor weerstand.
3. Keep the pace: focus en voortgang
We leven in een ‘connected world’ waarbij multitasking eerder de regel is dan uitzondering. Tegelijkertijd staan alle kranten en social media er vol mee: te veel afleiding gaat ten koste van productiviteit en focus. Over het algemeen zijn wij net zo connected als de rest, maar tijdens de sprint kiezen we voor volledige focus. Dat betekent onder andere: no devices. Hoewel het in het begin even wennen is, blijkt dat teams snel gewend raken aan het met focus werken aan de oplossing. En wanneer iemand een heel belangrijk telefoontje heeft, dan kan dat natuurlijk wel, maar buiten de kamer waar gewerkt wordt. Zo organiseren we de focus gedurende de sprint.
Aan het begin leggen we de focus van de sprint vast: de challenge vertalen we naar de centrale doelstelling van de sprint en enkele sprintvragen die we gaan beantwoorden. Gedurende de Design Sprint grijpen we bij iedere stap terug naar deze doelstelling en de sprintvragen om te zien of we op koers zijn.
Een andere manier die we toepassen om focus te houden en bovendien te zorgen dat we voortgang blijven boeken is timeboxen. Met een speciale klok houden we de tijd bij van ieder onderdeel en zodra de beoogde tijd verstreken is gaan we door. Als er op dat moment nog punten open staan wordt er ter plekke een beslissing genomen. Dit brengt zowel focus als een zekere mate van urgentie. Het werkt en geeft bovendien inzicht in hoe lang we de focus moeten vasthouden.
De ervaring leert dat de Design Sprint intensieve dagen zijn hoewel het daadwerkelijk aantal gewerkte uren overzichtelijk is. Dit heeft alles te maken met hoge concentratie die tijdens de sessies gevraagd wordt. Belangrijk hierbij is dat we voldoende pauzes organiseren om iedereen de ruimte te geven om te ontspannen en natuurlijk om even snel mail, Facebook, Twitter en Instagram te checken.
Kortom, we bewaken de focus en voortgang hetgeen noodzakelijk is om in zo’n korte tijd resultaat te boeken.
4. Stel resultaat boven perfectie
Herbert A. Simon introduceerde het begrip Satisficing halverwege de vorige eeuw. Het is een samentrekking van de begrippen Satisfy (bevrediging/voldoening) en Suffice (voldoende) en werd gebruikt in de context van het nemen van beslissingen waarbij een optimale beslissing redelijkerwijs niet genomen kan worden. Binnen de Design Sprint worden dergelijke satisficing beslissingen aan de lopende band genomen. De Design Sprint streeft geenszins naar volledigheid of compleetheid, ook niet naar de perfecte oplossing, maar biedt een antwoord om een aantal specifieke hypotheses te toetsen. Per definitie kunnen niet alle ideeën in één Design Sprint getoetst worden en dat is oké. Wel is het van groot belang dat die hypotheses die je wél wil toetsen in voldoende mate geborgd zijn in de Sprint – dat is de taak van de Sprint Master.
Uiteindelijk wordt aan het eind van Sprint gekeken in hoeverre de Sprint vragen beantwoord zijn. Het streven is om de te toetsen hypotheses met voldoende mate van zekerheid te kunnen bevestigen of weerleggen.
5. Iedereen denkt en stemt mee, de beslisser beslist
Ook bij de Design Sprint werken we op basis van cocreatie waarbij iedereen voorbeelden aandraagt en zijn of haar stem kan uitbrengen. Vaak zie je dat de beste ideeën door de meeste teamleden gedragen worden.
In enkele gevallen zijn de meningen echter verdeeld. In de Design Sprint is er zeer beperkt ruimte om te vergaderen, te polderen en te overleggen om tot beslissingen te komen. Mocht het zover komen dat er geen duidelijk ‘winnend idee’ is, wordt het beslissingsproces een beetje geholpen: de beslisser (weet je nog?) krijgt extra zware stemmen en bij beslismomenten waarbij de tijd verstreken is ligt de macht en verantwoordelijkheid om een beslissing te nemen bij de beslisser. Zo heeft iedereen een stem in het proces, de een iets meer dan de ander, maar het zorgt ervoor dat het resultaat uiteindelijk door het team ontworpen en gekozen is.
6. Ontwerp buiten, presenteer binnen
Wij geloven dat als je wilt innoveren dat je dat buiten je staande organisatie moet organiseren. Dat is tevens de oorsprong van ons bedrijfsnaam Shintō Labs (vraag er gerust een keer naar). Ook bij de Design Sprint houden we vast aan dit idee en dat wordt bijzonder positief ontvangen. Concreet betekent dit dat we met het team op een locatie buiten de gemeente gaan zitten die zowel inspireert, alle benodigde faciliteiten heeft – zoals veel whiteboards en goede koffie – alsook focus geeft omdat er beperkt afleiding is.
Tegelijkertijd hebben wij geleerd dat het presenteren van de oplossing aan het team en het management juist binnen de gemeente thuishoort. Het laatste heeft deels te maken met de opgelopen werkdruk bij enkele dagen afwezigheid, maar ook met het psychologische effect dat het extern ontworpen prototype uiteindelijk binnen de organisatie een plek moet krijgen. Het team krijgt daarbij de gezamenlijke verantwoordelijkheid om de uitgevoerde Design Sprint te presenteren. De combinatie van extern ontwerpen en intern laten landen is hoe wij de Design Sprint organiseren.
7. Bewijsvoering boven spiegeltjes en kraaltjes
De originele Sprint zoals ontworpen door Google Ventures leunt zwaar op toetsing middels mockups en fake prototyping. Hoewel deze vorm van validatie zeker helpt om de waarde van wat er gemaakt kan worden, bewijst het niet dat het gemaakt kan worden. Vooral dit laatste is essentieel voor gemeentes die datagedreven willen werken. De acceptatie van het prototype is direct gekoppeld aan de bewijsvoering van de data analytics. Om die reden hebben wij data hypotheses toegevoegd als centraal onderdeel van de Design Sprint.
De validatie bestaat daarmee in de Design Sprint uit
- Kwantitatieve validatie, gebaseerd op data validatie
- Kwalitatieve externe validatie: waarbij potentiële gebruikers die niet in het team zitten het prototype toetsen en middels interviews bepalen we hoe waardevol zij het prototype ervaren.
- Kwalitatieve internet validatie: waarbij de teamleden zelf een validatie kunnen geven over de resultaten van zowel het prototype als de antwoorden op de data hypotheses.
Voor de kwalitatieve validaties is het toch ook van belang dat het prototype er goed uitziet dus werken we wel degelijk met mockups, maar de kern is dat de bewijsvoering van de data hypotheses voorrang heeft boven de visuele aantrekkelijkheid van het prototype.
8. Have fun!
Bij evaluaties krijgen we het iedere keer te horen: “dit was een prachtige ervaring”. Zelfs de meest sceptische teamgenoot is aan het einde om. En terecht, de Design Sprint is een prachtige manier om in hele korte tijd iets nieuws te ontwerpen. Daarvoor mag je met een klein goed team, een paar dagen in een inspirerende omgeving werken aan een oplossing die uiteindelijk impact moet maken. Natuurlijk zijn er allemaal constructen om ervoor te zorgen dat er resultaten komen (zoals de no devices), maar uiteindelijk is het vooral een hele leuke ervaring en een manier van werken die je zelf ook in andere projecten kunt toepassen.
Kortom: wij zien de Shintō Labs Design Sprint als een zinvolle manier om te innoveren en in hele korte tijd een challenge te vertalen naar een gevalideerd prototype.
